Форма описания бизнес процессов в visio. Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio. Описание бизнес-процессов: стремление к простоте

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема » в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие. При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема » (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема » (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на Рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На схеме, представленной на Рис. 1, последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов — при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы, ни то, и ни другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т. п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т. п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

• Описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
• Описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
• Описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (Рис. 1) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема » в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На Рис. 2 показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме Рис. 1. Схема Рис. 2 выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 2, показаны ниже.

«Простая блок-схема » в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на Рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На Рис. 3 представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на Рис. 3, является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Однако в Business Studio можно обойтись использованием только одного типа стрелок — стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности.

Такой подход дает возможность:

• Существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом;
• Вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки на схеме максимально понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию под названием «Сформировать отчет по инкассации за день». (Заметим, что в методологии компании «СТУ» стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие. После блока «Решения» можно показывать возможные результаты решения).

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 3, показаны ниже.

«Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на Рис. 3.

На Рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на Рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы также существенно выше.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно рассмотреть приведенный выше пример описания бизнес-процесса в случае, если он представлен в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т. е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А. А. Белайчук — Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

«На Рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на Рис. 1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки — ромбами, данные — пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления — сплошные линии, потоки данных — пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением — „движком“ BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну, а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги bpmntraining.ru .»

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Практика жизни

На Рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы » — применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

Рис. 6. Примеры схемы процесса одной из компаний

При формировании схемы Рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т. п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.

Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• Трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• Невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• Значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• Дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т. п.).

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

http://finexpert.ru/ — среда общения профессионалов http://bpm3.ru/ — процессы, проекты, эффективность

Настоящая статья продолжает цикл публикаций, посвященных инструментам, которые российские компании могут использовать для решения задач моделирования и совершенствования бизнес-процессов без существенных рисков. Напомним, что в предыдущей статье данного цикла рассказывалось о продуктах компании IDS Scheer, занимающей наивысшие позиции в рейтингах аналитических компаний. Сегодня же мы поговорим о продукте иного ценового диапазона, не столь функциональном с точки зрения моделирования бизнес-процессов, но зато весьма популярном и массовом - Microsoft Visio.

И снова мнение аналитиков…

Невысокая стоимость Visio, наряду с такими факторами, как принадлежность к лидирующему семейству офисных продуктов, выпускаемому лидером индустрии программного обеспечения, привела к весьма значительной занимаемой им доле рынка средств моделирования бизнес-процессов (по данным Gartner - 34%) и высоким рейтингам в отчетах аналитических компаний. Так, аналитическая компания Gartner относит данный продукт к лидерам рынка (рис. 1).

Рис. 1. Ведущие производители средств анализа бизнес-процессов
(источник: Blechar M. Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools,
2H07-1H08 - Gartner research note G00161090, 23 September 2008)

По мнению Gartner, Visio - один из лучших инструментов для тех компаний, которые только начинают заниматься моделированием и анализом своих бизнес-процессов и ориентированы в первую очередь на их визуализацию. Однако в процессе развития данного направления в компании этот продукт обычно заменяется на более функциональный инструмент.

Visio на российском рынке

На российском рынке Visio представлен так же, как и другие офисные продукты Microsoft, - то есть доступен во всех регионах через весьма развитую партнерскую сеть. Через нее же оказываются услуги по сопровождению, технической поддержке и обучению на русском языке. Русская версия данного инструмента существует достаточно давно. Есть и книги о продукте, и решения на его основе (включая средства моделирования бизнес-процессов; впрочем, эти инструменты - предмет отдельного обсуждения, поскольку их доступность, возможности и цены существенно отличаются от доступности и возможностей оригинального продукта и цен на него).

Возможности продукта

Технические особенности. Хранение данных

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (рис. 2).

Рис. 2. Шаблоны диаграмм из комплекта поставки Visio

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Поддерживаемые методологии и нотации

Коль скоро набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний (рис. 3 и 4).

Рис. 3. Модель процесса типа Swim Lane

Рис. 4. Модель типа EPC (Event-driven Process Chain)

Документирование процессов и создание решений на основе Visio

Microsoft Visio включает среду исполнения кода Visual Basic for Applications, позволяющую как записывать код во время работы пользователя, так и создавать его с помощью среды разработки (рис. 5).

Рис. 5. Среда разработки VBA в Microsoft Visio

Для доступа к данным моделей Visio предоставляет соответствующую объектную модель, доступную через COM-интерфейсы как из среды исполнения кода VBA внутри самого приложения, так и из внешних приложений. Отметим, что и язык программирования, и объектные модели всех приложений Microsoft Office, включая Visio, отлично документированы. Это означает, что при определенном навыке VBA-программирования пользователю доступны и генерация отчетов любой сложности, и создание средств переноса данных между Visio и другими средствами моделирования, и генерация моделей путем создания решений на основе приложений данного семейства, и расширение функциональности самого инструмента моделирования, и создание разнообразных решений (например, для имитационного моделирования, автоматизированной публикации моделей в Интернете и выполнения других задач).

Помимо VBA для документирования процессов можно использовать средства интеграции Visio с приложениями Microsoft Office, такие как вставка диаграмм Office Visio 2007 в документы Microsoft Office в качестве иллюстраций и создание диаграмм Visio 2007 непосредственно в этих приложениях, средства формирования календарей в Visio 2007 с использованием данных Office Outlook 2007, инструменты подключения диаграмм Visio 2007 к электронным таблицам Excel 2007 или базам данных Access 2007 для интеграции источников данных и компонентов диаграмм, средства формирования графиков и диаграмм Ганта в Visio 2007 путем импорта соответствующих данных из Project 2007, средства экспорта информационной составляющей диаграмм Ганта и графиков Visio 2007 в Office Project 2007, средства построения организационных диаграмм на основе глобальной адресной книги Exchange.

Для документирования процессов интересны также средства сохранения результатов работы в виде веб-страниц, предоставляемые последней версией Visio, а также средства динамического обмена данными о процессах с другими приложениями с использованием стандартизованных форматов обмена на основе XML, таких как ODX и BPEL.

Ограничения и возможные проблемы

Использованное в одном из предыдущих разделов статьи словосочетание «в рамках практически любой методологии» отнюдь не означает, что Visio - наилучший инструмент для моделирования и анализа бизнес-процессов. Так, в отличие от продуктов семейства ARIS, Visio не содержит в явном виде решения проблемы «что такое один и тот же объект» - правила, по которым принимается решение, отображают ли два символа на одной и той же модели один и тот же объект, пользователи должны выработать самостоятельно и самостоятельно же соблюдать, при этом технических средств, поддерживающих выработанное правило, продукт не предоставляет - их придется создавать самостоятельно с помощью имеющихся программных интерфейсов.

Кроме того, как только число моделей бизнес-процессов, требующихся для решения задач предприятия, превышает десяток, а авторов моделей становится несколько, весьма актуальным становится вопрос разграничения доступа авторов моделей к данным. Реализовать подобное разграничение при использовании Visio можно за счет применения средств разграничения доступа к файлам, предоставляемых операционной системой соответствующего файлового сервера, либо за счет использования системы управления документами наподобие EMC Documentum. В этом случае средства управления доступа к моделям представляют собой средства администрирования операционной системы либо системы управления документами, и это означает, что задачи по разграничению доступа к моделям возлагаются, по сути, на системного администратора.

Механизма методологических фильтров (инструментов ограничения типов моделей, объектов, связей, доступных конкретному пользователю или группе пользователей для конкретного проекта), аналогичного имеющемуся в ряде других инструментов (например, в продуктах семейства ARIS), Visio также не предоставляет.

Что касается средств поддержки целостности и непротиворечивости данных, то готовых механизмов в составе продукта тоже нет, однако их можно создать самостоятельно с помощью вышеупомянутых программных интерфейсов. Впрочем, разработка отсутствующей в продукте функциональности - это дополнительные затраты, и не факт, что применение именно Visio в таких условиях окажется экономически оправданным.

Сравнение с другими продуктами

Попробуем сравнить Visio с другими инструментами моделирования.

Основным преимуществом Visio перед продуктами упомянутых семейств является низкая стоимость и простота применения, что делает его неплохим стартовым инструментом для компаний, которые только начали описывать свои бизнес-процессы и пока заинтересованы главным образом в их визуальном представлении. Еще одним достоинством данного продукта является его идеальная интеграция с другими приложениями Microsoft Office - офисным пакетом, безусловно лидирующим на рынке. Немаловажным преимуществом данного продукта являются и отлично документированные программные интерфейсы - благодаря им на основе Visio создано немало решений, в том числе и более дорогостоящих средств моделирования и анализа бизнес-процессов, разработанных компаниями - партнерами Microsoft.

Недостатки же Visio как средства моделирования бизнес-процессов - это, по сути, продолжение его достоинств. Простота применения оборачивается отсутствием функциональности, которая обычно ожидается от таких инструментов, например отсутствием средств разграничения доступа к данным, анализа и проверки корректности моделей, поддержки целостности и непротиворечивости данных. Это означает, что, решив использовать Visio на этапе становления процессного управления и анализа бизнес-процессов, в дальнейшем, скорее всего, придется обратить внимание на другие, более функциональные инструменты моделирования, к примеру на продукты компании IDS Scheer.

Обсуждение средств моделирования бизнес-процессов мы продолжим в следующих статьях данного цикла.

Описание бизнес-процессов компании нужно при автоматизации, создании системы попроцессного калькулирования, разработке процедур внутреннего контроля и аудита и, наконец, служит основой для построения системы сбалансированных показателей. Решить эту задачу можно, используя как стандартные средства Microsoft Office, так и специализированные программы. Мы расскажем о наиболее распространенных системах, используемых на предприятиях при описании бизнес-процессов, их преимуществах и недостатках, а также посоветуем, какую систему выбрать для решения конкретных задач.

Зачем автоматизировать описание бизнес-процессов

Прежде чем проанализировать возможности различных программных инструментальных средств, позволяющих описать бизнес-процессы компании, а также их преимущества и недостатки, определим, в какой ситуации финансовому директору потребуется такое программное обеспечение.

Можно выделить пять основных групп задач:

-разработка внутрифирменных положений и должностных инструкций. Формализованные описания бизнес-процессов дают ответ на вопрос, как «движется» тот или иной документ в компании, какие функции выполняют конкретные сотрудники и подразделения. На основе этих данных могут быть сформированы положения по структурным подразделениям, должностные инструкции, положения по управлению и документообороту или регламенты бизнес-процессов. При этом некоторые системы (например, ARIS, ЕМ Tool Kit) позволяют формировать подобные документы автоматически, после того как построены модели бизнес-процессов;

- попроцессное калькулирование и планирование. Для точного расчета стоимости тех или иных видов деятельности в компании, а также правильного определения себестоимости выпускаемой продукции используется методология попроцессного калькулирования (Activity based costing) 1 , в основе которой должно лежать формализованное описание бизнес-процессов. По мнению авторов статьи, технологию Activity based costing можно реализовать и в Excel, однако если в бизнес-процессах компании произойдут какие-либо изменения (например, в последовательности действий сотрудников, штатном расписании или заработной плате), построенную модель придется полностью переделывать. В то время как специализированная система позволит с минимальными затратами труда учесть подобные перемены при расчете стоимости бизнес-процессов и себестоимости продуктов или услуг методом Activity based costing. Аналогичная ситуация складывается с использованием бюджетирования на основе действий (Activity based budgeting) 2 . Серьезным аргументом в пользу необходимости описания бизнес-процессов является то, что оно позволяет проследить, где и как создается поток ценности для клиентов компании, и устранить источники неоправданных затрат;

- создание сбалансированной системы показателей. По мнению авторов статьи, типичные ошибки, допускаемые при разработке сбалансированной системы показателей, заключаются в неправильном определении ответственности за достижение ключевых показателей деятельности или выделении в качестве ключевых тех показателей, которые второстепенны для бизнес-процессов. Избежать подобных проблем поможет наличие максимально детального описания бизнес-процессов, вплоть до действий конкретных должностных лиц. При этом обеспечить подобный уровень детализации стандартными средствами Microsoft Office практически невозможно;

- внедрение внутреннего контроля 3 и аудита. Построение в компании системы внутреннего контроля предполагает классификацию бизнес-процессов и выделение из них тех, которые влияют на ключевые статьи финансовой отчетности, на выявление рисков данных бизнес-процессов и разработку процедур, позволяющих предотвратить наступление рисковых ситуаций. Для того чтобы грамотно идентифицировать риски, необходимо в первую очередь описать бизнес-процессы;

- подготовка технического задания на разработку корпоративной информационной системы. Для того чтобы специалисты консалтинговой компании смогли максимально учесть потребности сотрудников

предприятия, им необходимы актуальные и адекватные модели бизнес-процессов компании, на основе которых и будет подготовлено техническое задание. s

Личный опыт

Алексей Прошин, директор по инструментальным средствам описания бизнес-процессов компании «ФОРС - Центр разработки» (Москва) Одна из задач, которую удается решить, описав бизнес-процессы, -успешное внедрение информационной системы. Главная причина неудачной реализации IT-проектов заключается в несовпадении представлений об IT-технологиях у людей, занимающихся бизнесом, и тех, кто реализует их на практике. Чтобы этого избежать, все должны говорить на одном языке, понятном и менеджерам высшего звена, включая финансовых директоров. Такой язык можно создать при помощи инструментальных средств моделирования и анализа бизнес-процессов. На их основе строятся диаграммы, графические модели, шаг за шагом демонстрирующие, как построены в компании бизнес-процессы, как организовано взаимодействие между людьми и что необходимо изменить. Особо хочется подчеркнуть, что главная цель описания бизнес-процессов - понимание и оптимизация взаимодействия между всеми составляющими компании, вовлеченными в решение задач бизнеса. Необходимость же автоматизации тех или иных операций - это вопрос, ответ на который может быть получен, только когда есть четкое представление об их месте и назначении в общей картине бизнеса.

Критерии выбора

Выбор системы будет зависеть от задач, стоящих перед компанией, а также ее финансовых возможностей. Стоимость программных средств на пять рабочих мест может составлять от 3 тыс. до 30 тыс. долл. США в зависимости от функциональных возможностей. Однако, по мнению авторов, при выборе программного обеспечения помимо стоимости основными критериями являются: методология описания бизнес-процессов, возможность использования атрибутов и автоматического обновления моделей, интеграция с учетными или ERP-системами.

Методологии описания бизнес-процессов

Сегодня существует два основных подхода к графическому представлению бизнес-процессов: методология SADT/IDEF0 (Structured Analysis and Design Technique/ ICAM DEFinition) и ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). С точки зрения пользователя, бизнес-процессы в стандарте IDEF0 проще и понятнее (см. рис. 1). Схемы бизнес-процессов, составленные по методологии ARIS, будут содержать больше данных, однако они достаточно сложны для восприятия пользователями, которые не имеют специальных навыков работы с ними. Поэтому, если предприятие приобретает программное средство описания бизнес-процессов для разработки регламентов, положений, должностных инструкций и анализа бизнес-процессов, можно рекомендовать использовать системы, поддерживающие стандарты IDEFO. Для оценки стоимости бизнес-процессов, разработки технического задания на внедрение ERP-систем, создания системы внутреннего контроля и управления рисками, а также разработки сбалансированной системы показателей больше подойдет методология ARIS. На рис. 2 приведен фрагмент ARIS-модели бизнес-процесса «Предоставление кредита» в графическом представлении (нотации) еЕРС (extended Event-driven Process Chain).

Использование атрибутов

Этот критерий характеризует возможность задавать набор характеристик (атрибутов) для объектов модели (скажем, действий, выполняемых в рамках бизнес-процессов). К примеру, основными характеристиками действия являются стоимость и время его выполнения. Если система позволяет присваивать данные атрибуты, то при анализе бизнес-процессов можно оценить время выполнения бизнес-процесса, загрузку персонала и оборудования, его стоимость. Таким образом, финансовый директор получает эффективный инструмент управления затратами.

Автоматическое обновление моделей бизнес-процессов

Одно и то же действие может выполняться в нескольких бизнес-процессах. По различным причинам стоимость действия или время его выполнения, а также другие характеристики могут измениться. Система должна позволять оперативно вносить изменения в бизнес-процессы. Это во многом сокращает время на обновление уже созданных моделей бизнес-процессов и приведение их в актуальное состояние. К сожалению, многие системы не поддерживают данную функцию в полном объеме из-за особенностей хранения данных, поэтому изменения часто приходится вносить вручную.

Интеграция с другими системами

Интеграция программ по описанию бизнес-процессов с учетно-финансовыми и ERP-системами позволяет автоматически переносить в модели бизнес-процессов различные характеристики объектов. Например, стоимость используемых материалов, количество поступивших от клиентов заказов, время выполнения отдельных действий и другие данные, которые учитываются в таких системах, могут быть добавлены как атрибуты объектов. Интеграция обеспечивается за счет разработки интерфейсов или использования таблиц MS Excel. Это значительно снижает долю ручного труда по сбору и вводу информации. Как правило, такие решения подходят для крупных и средних компаний, которые планируют внедрить методику попроцессного калькулирования или сбалансированную систему показателей.

Нужно также отметить, что при выборе инструментального средства по описанию бизнес-процессов следует обратить внимание на возможности формирования различных отчетов по разработанным моделям, а также масштабы использования программного обеспечения.

Программные системы, представленные на рынке

Рассмотрим преимущества и недостатки наиболее распространенных инструментов по описанию бизнес-процессов, используемых на российских предприятиях:

MS Visio (Microsoft);

ЕМ Tool Kit (ИК «Ориентсофт»);

ARIS (IDS Scheer AG);

Интегрированные системы (BAAN/Dem, Oracle Designer).

MS Visio

Визуальное средство MS Visio - это приложение из семейства Microsoft Office 2000. Оно не является специализированным программным обеспечением для описания бизнес-процессов, поэтому его функциональные возможности весьма ограниченны и не позволяют проводить глубокий анализ и оценку моделей, разрабатывать какие-либо регламентирующие документы, а также автоматически вносить изменения в модели. MS Visio представляет собой нетрадиционный и очень гибкий графический редактор, который обеспечивает быстрое наглядное представление небольших по объему и обобщенных по содержанию моделей. Стоимость одной лицензии варьируется от 225 долл. США за стандартную конфигурацию до 550 долл. США за профессиональную.

Преимущества. Простота освоения и использования системы, возможность оперативно разрабатывать графическое представление бизнес-процессов и по необходимости вносить в них изменения.

Недостатки. Система не позволяет составлять отчеты на основании описанных бизнес-процессов, анализировать стоимость и время выполнения действий и всего бизнес-процесса. Стандартными инструментами MS Visio нельзя разработать иерархическую модель бизнес-процесса, содержащую несколько уровней детализации (от уровня компании до уровня отдельных сотрудников).

Рекомендации. Система может быть использована для графического представления бизнес-процессов небольших компаний на уровне структурных подразделений. Как правило, модели в MS Visio применяются при реорганизации процессов взаимодействия структурных подразделений компании.

ЕМ Tool Kit

ЕМ Tool Kit (Enterprise Modeling Tool Kit) 4 позволяет описывать бизнес-процессы в формате IDEF0, формировать нормативные документы, регламентирующие деятельность компании (регламенты документооборота, должностные инструкции и др.), а также проводить аудит организационных систем, например системы менеджмента качества, внутреннего контроля и т.д. Средняя стоимость системы на пять рабочих мест составляет около 3 тыс. долл. США.

Преимущества. Система позволяет создавать вложенные модели бизнес-процессов (см. рис. 3 на с. 92), автоматически формировать отчеты и определять атрибуты для действий, выполняемых в ходе бизнес-процесса. Нужно отметить, что на российском рынке программных систем представлены модули, позволяющие автоматически загружать необходимые атрибуты из программных продуктов, разработанных фирмой «1С». Благодаря использованию атрибутов ЕМ Tool Kit дает возможность оценить стоимость и продолжительность того или иного бизнес-процесса. Возможна организация одновременной работы нескольких пользователей.

Недостатки. Среди наиболее существенных недостатков системы можно отметить отсутствие операторов «и», «или», что затрудняет описание логики бизнес-процессов. Стандартные инструменты ЕМ Tool Kit не позволяют реализовать расширенную методологию попроцессного калькулирования и расчет полной себестоимости выпускаемой продукции, предоставляемых услуг или других объектов затрат.

Рекомендации. ЕМ Tool Kit ориентирован на небольшие и средние компании, может быть использован для разработки внутрифирменных стандартов и положений, технических заданий на внедрение информационных систем, для анализа и оптимизации бизнес-процессов, а также для внедрения системы менеджмента качества.

Аналогом ЕМ Tool Kit является система BPwin, которая обладает большими возможностями в части поддерживаемых методологий (IDEFO, IDEF1X, IDEF3) и формирования отчетов. Однако, по мнению авторов, BPwin больше подойдет специалистам 1Т-службы, так как в первую очередь ориентирована на решение задач, связанных с внедрением корпоративных информационных систем. /

Личный опыт

Олег Костиков, директор по экономике ОАО «Балтийский завод» (Санкт-Петербург) Состояние дел на ОАО «Балтийский завод» на момент начала внедрения корпоративной информационной системы (КИС) требовало глубокого анализа структуры предприятия, функций различных подразделений, документооборота для понимания ситуации «как есть» и выявления проблем и путей их решения

Бизнес-процессы каждого подразделения завода были описаны по результатам опросов работников этих подразделений в соответствии с утвержденным списком ключевых пользователей. По результатам совещаний составлялись схемы и текстовые описания бизнес-процессов. В результате обследования предприятия были созданы отчеты по каждому подразделению, включавшие текстовую часть с описанием бизнес-процессов «как есть» и IDEF-схемы (созданные с использованием BPwin), наглядно представляющие организационную структуру, функции участников бизнес-процессов и прохождение документов между участниками Итогом этапа разработки бизнес-процессов стали утвержденные всеми функциональными руководителями (начальниками отделов, директорами по направлениям) схемы и описания бизнес-процессов, на основании которых была настроена информационная система.

ARIS

Платформа ARIS компании IDS Scheer AG является специализированным набором инструментов для структурированного описания и анализа бизнес-процессов. В состав системы входят функциональные модули для:

Проектирования и оптимизации бизнес-процессов (ARIS Easy Design, ARIS Toolset, ARIS Business Design, ARIS Business Architect, ARIS Business Server);

Динамического анализа и оптимизации бизнес-процессов (ARIS Simulation);

Разработки и внедрения системы менеджмента качества (ARIS Quality Management Scout);

Мониторинга и контроля эффективности бизнес-процессов (ARIS Process Perfomance Manager);

Управления процедурами, обеспечивающими работу системы внутреннего контроля за формированием финансовой отчетности (ARIS Audit manager);

Разработки, внедрения и поддержания системы управления операционными рисками (ARIS Process Risk Scout);

Создания системы попроцессного калькулирования - Activity based costing (ARIS Process Cost Analyzer);

Проектирования системы сбалансированных показателей (ARIS BSC) и др.

В зависимости от приобретаемых модулей и количества рабочих мест стоимость системы может составлять от 9 тыс. до 13 тыс. евро. В ARIS существует более 130 различных способов графического представления моделей деятельности организации. Из них для финансового директора будут полезны модели:

Организационной структуры (Organizational Chart);

Цепочки добавленной стоимости (Value Added Chain Diagram);

Расширенной событийно-ориентированной цепочки процесса (extended Event Driven Process Chain).

Преимущества. ARIS-платформа обладает большим набором функций. В ней предусмотрена возможность анализа построенных моделей бизнес-процессов, определения «узких» мест и оптимизации бизнес-процессов на основе анализа «что-если». Иными словами, пользователь может изменять те или иные бизнес-процессы, к примеру перераспределить полномочия сотрудников и оценить, насколько увеличится время на выполнение тех или иных операций или стоимость работ. Модуль ARIS Process Cost Analyzer позволяет реализовать традиционную методологию Activity based costing для определения стоимости бизнес-процессов, а результаты использовать в модуле стратегического управления предприятием (ARIS BSC). Применяя дополнительные модули и внутренний язык программирования, пользователь может сформировать любые регламенты и положения, а также управлять рисками компании, создать систему менеджмента качества и внутреннего контроля.

Недостатки. К недостаткам можно отнести достаточно высокую стоимость программного обеспечения. Графическое представление моделей бизнес-процессов достаточно сложное для восприятия неподготовленных пользователей. Надо также отметить, что для использования, к примеру, ЕМ Tool Kit требуется пройти учебный курс длительностью два-три дня, а для освоения основных функциональных возможностей ARIS придется посетить несколько специализированных учебных курсов продолжительностью от пяти до пятнадцати дней. Кроме того, система содержит большое количество функций, которые, возможно, никогда не будут востребованы. На практике используется не более 15% всех типов моделей, которые могут быть сформированы.

К недостаткам функционального плана можно отнести подходы к реализации методологии попроцессного калькулирования. В системе отсутствует возможность задания как элементарных, так и сложных драйверов действий, то есть нельзя использовать сложные схемы распределения затрат между продуктами, услугами, клиентами и заказами.

Рекомендации. Система подойдет крупным компаниям и холдингам, планирующим внедрять дорогостоящие ERP-системы, проводить сертификацию в соответствии со стандартами ISO 9001:2000, внедрять сбалансированную систему показателей и методику попроцессного калькулирования для бизнес-процессов.

Интегрированные системы

Сегодня многие ERP-системы включают модули, позволяющие составить описание бизнес-процессов. В качестве примера можно привести Oracle Designer и BAAN DEM.

Преимущества. Как правило, подобные программные продукты обладают широкими функциональными возможностями по описанию бизнес-процессов, формированию отчетов и присвоению различных атрибутов. Основное преимущество - интеграция с другими модулями ERP-системы. Благодаря этому на базе созданной модели можно проводить автоматическую настройку ERP-системы (определение параметров и прав доступа, формирование пользовательских интерфейсов и т.д.). При этом любые изменения модели бизнес-процессов будут автоматически учтены в комплексной информационной системе.

Недостатки. К недостаткам следует отнести высокую стоимость как самого модуля по описанию бизнес-процессов, так и ERP-системы, без которой использование интегрированных средств описания бизнес-процессов неоправданно. Нужно отметить, что при описании бизнес-процессов с помощью интегрированных систем приходится во многом подстраиваться под требования и ограничения ERP-системы, что не всегда удобно.

Если компания еще не приняла решение о выборе информационной системы, то лучше использовать универсальные средства для описания бизнес-процессов, на основе которых будут определены требования к комплексной информационной системе и составлено техническое задание на разработку системы.

От простого к сложному

Выбор программных инструментальных средств для моделирования бизнес-процессов зависит в первую очередь от стратегии компании, масштабов деятельности, уровня зрелости процессов и технологий управления, а также от существующего уровня автоматизации. По мере развития бизнеса будут усложняться бизнес-процессы и соответственно возрастут требования к инструментам, позволяющим их документировать. По мнению авторов, компаниям можно рекомендовать начинать работу по описанию бизнес-процессов при помощи MS Visio или ЕМ Tool Kit, а с развитием бизнеса и повышением уровня автоматизации постепенно переходить на интегрированные платформы. /

Личный опыт

Павел Бурков, директор департамента экономического консалтинга МВС Group (Москва) Мы, как и многие, при реинжиниринге бизнес-процессов и их последующей автоматизации пользовались для описания MS Visio. Однако при описании деятельности даже небольших компаний возникали проблемы, хорошо знакомые тем, кто использовал при моделировании программные продукты (например, необходимость многократного занесения одной и той же информации в разные модели и сложности при оперативной корректировке моделей бизнес-процессов). Но самым главным недостатком было отсутствие возможности формирования для клиентов удобных отчетов (регламентов). Именно тогда мы и решили осваивать специализированный программный продукт для описания бизнес-процессов. Сначала это был BPwin. Однако, как нам кажется, представление бизнес-процессов в этой системе не очень удобно для понимания сотрудниками компаний, то есть людей, для которых они и создаются Поэтому для описания бизнес-процессов мы решили использовать Business Studio. Это универсальное средство для моделирования. Предназначено для различных по масштабам и деятельности проектов, поддержки регулярной работы по улучшению и регламентации бизнес-процессов.

Событийная цепочка процессов - Event-driven Process Chain (EPC) Организации используют EPC-диаграммы для планирования потоков работ бизнес-процессов. Существует ряд инструментов для создания EPC-диаграмм, например, набор инструментов ARIS и ARIS Express, Microsoft Visio, Adonis от BOC Group, Mavim Rules от Mavim BV, Business Process Visual Architect от Visual Paradigm. Некоторые из этих средств поддерживают инструментонезависимый формат обмена данными EPC язык разметки EPML. EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса. EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в рамках работ над созданием ARIS в начале 1990-х годов. Используется многими организациями для моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов.

Использование MS Visio В Visio 2013 в категории "Бизнес" содержится шаблон «Схема EPC», с помощью которого можно создать схему событийной цепочки процесса(Event Driven Process Chain, EPC) для документирования бизнес-процессов.

Выводы Использование программного средства Microsoft® Visio® удобно, просто и доступно как графопостроитель для моделей процессов, но не является в полном смысле средством моделирования. В профессиональных средствах моделирования объекты и их свойства хранятся в ячейках баз данных, что позволяет совершать различные операции с ними. Однако, при использовании сложных систем моделирования требуется приобретение, установка, освоение и серьезная поддержка таких систем. Оправданно это только в тех случаях, когда есть реальная необходимость использовать все возможности баз данных достаточно полно. Ваш выбор будет зависеть от сферы применения: нужно ли вам «легкое» решение либо профессиональный программный продукт.

Схемы процессов - это визуализация любого вида пошаговых процессов. Они обычно создаются в виде блок-схем с фигурами, которые представляют шаги процесса, подключенные стрелками, указывающими на следующий шаг.

В Visio есть много шаблонов схем процессов, но их все можно разместить в одной из двух категорий:

Схемы процессов общего назначения

Если вы хотите создать схему процесса, но у вас нет определенной методологии, то один из трех шаблонов должен работать хорошо:

Простая блок-схема

Функциональная блок-схема

Схема рабочего процесса

Откройте вкладку Файл .

Нажмите кнопку Создать .

Выберите Блок-схема .

Простая блок-схема

Шаблон "простая блок-схема" полезен для широкого спектра деловых процессов, где каждый шаг можно представить с помощью простых геометрических фигур.

Функциональная блок-схема

Функциональная блок-схема такой же, как и простая блок-схема, но с добавленным элементом Structure: "дорожки", которые представляют людей или отделы, ответственные за каждый шаг. Фактически, шаблон функциональной блок-схемы использует тот же набор фигур, что и шаблон основной блок-схемы. Основное различие состоит в том, что на страницу добавляются некоторые дорожки.

Схема рабочего процесса

Схема рабочего процесса - это схема пикториал общего назначения. Она содержит фигуры для многих распространенных рабочих отделов, объектов и шагов. Вы можете использовать его вместо простой блок-схемы, чтобы показать более восточнее, как процесс проходит через различные этапы.

Схемы процессов для определенных методологий

Схемы процессов на основе методологий имеют более сложную структуру, чем схемы общего назначения, и могут содержать более подробные сведения. Они часто используют символы с определенными значениями или требуют, чтобы определенные типы данных применялись к определенным фигурам для полной реализации процесса. Эти правила или рекомендации обычно описываются в спецификациях, большинство из которых доступны в Интернете.

Чтобы найти эти шаблоны, выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл .

Нажмите кнопку Создать .

Щелкните блок-схема или бизнес .

Ниже перечислены некоторые из шаблонов, включенных в Visio для поддержки определенных схем процесса.

Схема нотации моделирования бизнес-процессов

Дерево ошибок

Схема IDEF0

• Схема "Шесть сигм"

  Схема управления качеством

Схема BPMN

Вы можете создать блок-схемы для нотации для отраслей (BPMN), которые соответствуют стандарту BPMN 1,2. Дополнительные сведения см. в разделе Создание процессов, совместимых с BPMN .

Дерево ошибок

Используйте схемы дерева ошибок для документирования бизнес-процессов, в том числе процессов шести сигм и ISO 9000. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схемы анализа дерева ошибок .

Схема IDEF0

Создание иерархических схем для управления конфигурацией модели, анализа потребностей и анализов, определений требований и моделей непрерывного совершенствования с помощью моделей процессов IDEF0. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схем IDEF0 .

Схема ITIL

Рекомендации по документированию при управлении процессами службы информационных технологий на базе библиотеки инфраструктуры информационных технологий. Дополнительные сведения см. в разделе Создание схемы ITIL .

Рабочий процесс Microsoft SharePoint

Вы можете создавать схемы рабочих процессов с примечаниями для SharePoint 2010 в Visio, а затем экспортировать их для настройки в SharePoint Designer.

Схема SDL

НаРисуйте объектно-ориентированные схемы для коммуникационных и телекоммуникационных систем и сетей с использованием языка спецификации и описания.

Схема "Шесть сигм"

Используйте этот шаблон для создания блок-схемы "шесть сигм" или схемы House of Quality. Дополнительные сведения см. в разделе Создание блок-схемы "шесть сигм" или схемы House of Quality .

Схема управления качеством

Создание общих схем управления качеством, в том числе причин, эффектов, нисходящей и функциональной схемы процессов для реконструирования и постоянного совершенствования бизнес-процессов.

Схема потока создания стоимости

ПроИллюстрирован поток материалов и информации в бережливом производственном процессе с помощью схем потока стоимости. Дополнительные сведения см.