Журналы-ордера и вспомогательные ведомости представляют собой основные формы регистров бухгалтерского учета, используемые в журнально-ордерной форме счетоводства. Основные формы журналов-ордеров ведутся в сочетании со вспомогательными ведомостями, группирующими записи по дебету счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов. Как сформировать эти формы в "1С:Бухгалтерии 8" с детализацией по различным аналитическим показателям, рассказывают методисты фирмы "1С".

До появления компьютерной техники основной формой ведения бухгалтерского учета в СССР была журнально-ордерная, основанная на использовании журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей в качестве учетных регистров*. В настоящее время бухгалтерский и налоговый учет в большинстве организаций ведется автоматически с помощью специальных программ, однако для многих бухгалтеров остались привычными формы журналов-ордеров и ведомостей по счету.

Примечание:
* О журнально-ордерной форме счетоводства читайте в номере 6 (июнь) "БУХ.1С" за 2004 год, стр. 42.

Традиционно журналы-ордера построены на использовании принципа регистрации в них кредитовых оборотов по каждому балансовому счету в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Основные формы журналов-ордеров ведутся в сочетании со вспомогательными ведомостями, группирующими записи по дебету счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов.

"1С:Бухгалтерия 8" позволяет сформировать журнал-ордер и ведомость по любому счету бухгалтерского учета с помощью отчета "Обороты счета" (меню "Отчеты" -> "Обороты счета"). Отчет "Обороты счета" выводит начальный и конечный остаток и обороты выбранного счета за указанный период, детализацию этих оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Данные выводятся с дополнительной разбивкой по периодам времени (по дням, по неделям, по месяцам и т. д.).

Для первоначального формирования отчета "Обороты счета" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета. Для примера сформируем отчет "Обороты счета" по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" для организации ООО "Белая акация" за I квартал 2006 года (см. рис. 1).

Рис. 1

По умолчанию отчет в программе формируется с детализацией по субконто выбранного счета и показывает как дебетовые, так и кредитовые обороты счета, в корреспонденции с другими счетами. В приведенном примере данные в отчете детализированы по субконто счета 60: контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом.

Для того, чтобы сформировать в программе журнал-ордер или ведомость по счету, нужно выполнить соответствующие настройки отчета "Обороты счета" с помощью кнопки "Настройка…" командной панели формы отчета.

Формирование журнала-ордера с помощью отчета "Обороты счета"

В окне настройки на закладке "Общие" выберем Период - По дням, снимем флажок "Дебет" для "Оборотов со счетами". На закладке "Детализация счета" с помощью кнопки удалим из списка субконто "Контрагенты", "Договоры" и "Документы расчетов с контрагентом" (список субконто на закладке должен быть пустым). После выполнения всех настроек нажмем на кнопку "ОК" в правой нижней части окна настройки (см. рис. 2).

Рис. 2

Сформированный отчет содержит все данные, характерные для журнала-ордера (кредитовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с дебетуемыми счетами), при этом название отчета остается прежним "Обороты счета 60". Отчет детализирован по дням совершения хозяйственных операций (см. рис. 3).

Рис. 3

Формирование ведомости по счету с помощью отчета "Обороты счета"

В окне настройки на закладке "Общие" выберем Период - По дням, установим флажок "Дебет" и снимем флажок "Кредит" для "Оборотов со счетами", правее установим флажок "По субсчетам кор.счетов" для детализации отчета по субсчетам корреспондирующих счетов. На закладке "Детализация счета" список субконто оставим пустым. После выполнения всех настроек нажмем на кнопку "ОК" в правой нижней части окна настройки.

Сформированный отчет содержит все данные, характерные для вспомогательной ведомости к журналу-ордеру (дебетовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с кредитуемыми счетами), при этом название отчета остается прежним "Обороты счета 60". Отчет детализирован по дням совершения хозяйственных операций и по субсчетам корреспондирующих счетов.

Если проводить аналогию с программой "1С:Бухгалтерия 7.7", то отчет "Обороты счета" позволяет с помощью настройки его параметров получить как "Журнал-ордер (ведомость) по счету" так и "Журнал-ордер по субконто". Для получения аналога первого отчета нужно в параметрах настройки на закладке "Общие" выбрать "Период" - "По дням", а на закладке "Детализация" удалить из списка все значения субконто, после чего нажать кнопку "ОК" в форме настройки. Чтобы получить раздельно "Журнал ордер" и "Ведомость по счету", нужно выполнить дополнительные настройки, описанные в настоящей статье. Для получения аналога "Журнала-ордера по субконто" достаточно указать в форме отчета "Обороты счета" счет бухгалтерского учета и период, за который нужно получить данные, и нажать кнопку "Сформировать" в командной панели формы отчета.

Учетные регистры - это специальные журналы бухгалтерского учета, которые позволяют систематизировать и группировать данные о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Для каждой из систем ведения учета предусмотрены разные формы учетных регистров. О том, какие регистрационные журналы используются в журнально-ордерной системе ведения бухгалтерского учета, расскажем в нашей статье.

Ключевые моменты

Журнально-ордерная система ведения БУ предусматривает подтверждение всех хозяйственных операций соответствующим документом — бланком первичной документации. Первичка в свою очередь должна быть зарегистрирована в особом журнале. Причем записи вносятся в хронологическом порядке.

Все операции группируются по счетам бухгалтерского учета. То есть при отражении корреспонденции с одним бухсчетом используют отдельный журнал-ордер (ЖО), при формировании записи по другому счету запись отражается уже в другом журнале учета. Отметим, что одна и та же запись может и должна быть отражена сразу в двух журналах: в одном — по дебетуемому счету, а в другом — по кредитуемому. Данный способ отражает метод двойной записи в бухучете.

Итоговые данные ЖО по итогам отчетного периода переносятся в ключевой регистр — главную книгу. Напомним, что на основе данных главной книги по окончанию финансового года формируется бухгалтерский баланс. Следовательно, от полноты и правильности регистрации информации в Журнал ордер зависит достоверность бухгалтерской финансовой отчетности.

Теперь рассмотрим каждый ЖО подробнее, приведем примерные бланки и образцы заполнения.

Нижеприведенные бланки является примерными! В соответствии с нормами закона "О бухучете" № 402-ФЗ , каждый экономический субъект вправе самостоятельно разработать и утвердить свои бланки первичной и учетной документации. Также компания не обязана вести все ЖО, если операции для их заполнения отсутствуют. Позицию компании в данном вопросе обоснуйте в учетной политике. собственные бланки утвердите отдельным приказом или приложением к учетной политике фирмы.

Журнал ордер № 1 «Касса»

Для формирования оборотов с наличными денежными средствами организации применяется специальный журнал-ордер 1 (скачать бланк в Word и образец заполнения можно ниже). Иными словами, все операции, в которых участвует счет 50 «Касса», следует отражать в ЖО № 1.

Основанием для внесения записей является отчет кассира. Документ, в свою очередь, формируется на основании выписанных ПКО и РКО за день (или несколько дней). Отметим, что кредитовые обороты по сч. 50 в ЖО раскрываются подробнее, чем дебетовые (поступления в кассу). Для детализации поступлений денег используют журнал-ордер 1 и ведомость 1. То есть, ведомость 1 — это расшифровка доходных операций с наличными денежными средствами компании.

Бланк ЖО № 1

Пример заполнения ЖО № 1

Журнал ордер № 2 «Расчетный счет»

Для ведения хозопераций по расчетным счетам компании, открытым в кредитных и банковских учреждениях, используют журнал-ордер 2 (скачать бланк и пример заполнения можно ниже). Записи следует вносить только на основании банковских выписок. Именно они являются подтверждением факта движения денежных активов фирмы. В ЖО детализируется списание с р/счетов. Для раскрытия сведений о поступлениях ведется специальная ведомость.

Журнал-ордер 2, бланк

Пример заполнения

Журнал ордер № 3 «Специальные счета»

Если денежные средства компании хранятся на спецсчетах, открытых в банках или прочих кредитных организациях, то операции по таким счетам отражают в ЖО № 3. Записи формируют по сч. 54, 55, 56 бухгалтерского учета. Иными словами, если предприятие в своей деятельности использует аккредитивы, чековые книжки или хранит деньги на иных счецсчетах, то движение по данным местам хранения фиксируйте в ЖО № 3.

Пример заполнения ЖО № 3

Журнал ордер № 4 «Заемные капиталы» и ЖО № 5 «Взаимозачеты»

Если компания получает кредиты или заемные средства для ведения деятельности, то расчеты по полученным займам ведутся в специальном журнале-ордере 4. В регистр вносят обороты в сч. 66 и 67, то есть по краткосрочным и долгосрочным кредитам и долговым обязательствам.

Журнал-ордер 4, бланк

Пример заполнения

Расчеты путем проведения взаимного зачета оказанных услуг, работ или поставленных товаров между экономическими субъектами регистрируйте в журнале-ордере 5 «Взаимозачеты». Стоит отметить, что взаимозачетные операции между российскими фирмами в настоящее время проводятся довольно редко. Однако зачет встречных требований не запрещен.

Журнал-ордер, бланк

Журнал ордер № 6 «Расчеты с поставщиками»

Для регистрации документов, отражающих операции по расчетам с текущими подрядчиками, поставщиками и прочими бизнес-партнерами используйте журнал-ордер 6. Записи вносите на основании полученных счетов-фактур, товарных накладных и подписанных актов по выполненным работам, услугам. Расходные операции вносите на основании банковских выписок, подтвержденных проведенными платежными поручениями. Объединять записи даже по одному подрядчику (поставщику) недопустимо. Каждый документ должен быть отражен отдельно.

Бланк ЖО № 6

Журнал ордер № 7 «Расчеты с подотчетниками»

Деньги, выданные сотрудникам фирмы подотчет, отразите в ЖО № 7. Напомним, что объединять операции недопустимо даже в тех случаях, когда деньги выдают одному подотчетному лицу. Детализируйте записи по каждому факту выдачи денег подотчет.

Журнал-ордер 7, скачать бланк

Журнал ордер № 8 «Авансы по расчетам»

В расчетах между поставщиками и подрядчиками используйте авансовые платежи, тогда для регистрации выплаченных авансов используйте журнал-ордер 8. Записи вносите на основании банковских выписок. Также в ЖО следует отражать расчеты с бюджетами по налоговым платежам, отдельные внутрихозяйственных операции.

Бланк ЖО № 8

ЖО № 10 «Основное производство»

Все траты, которые направлены на обеспечение основного вида деятельности, отражайте в ЖО № 10. Группируйте хозоперации по бухсчетам: основные средства, амортизация, заработная плата основного персонала, налоговые отчисления, материальные запасы и прочие расходы.

Журнал-ордер 10, скачать бланк

Журнал-ордер 10, образец заполнения

ЖО № 11 «Готовая продукция, продажи»

Произведенную продукцию отражайте в ЖО № 11. Если компания оказывает услуги или работы, то результаты деятельности также регистрируйте в журнале-ордере 11. Информацию допустимо группировать по номенклатурам, видам товаров или категориям услуг. Компания вправе самостоятельно разработать бланк, учитывая специфику и род деятельности.

Журнал-ордер 11, бланк

Образец заполнения

ЖО № 13 «Имущество и капиталы»

Движение основных средств и нематериальных активов в компании отражайте в специальном ЖО № 13. Сведения вносите на основании первичных документов. Например, карточек ОС, товарных накладных на внутреннее перемещение, карточек учета НМА и прочей первичной документации. Также в ЖО отражайте операции по начислению амортизации на имущественные активы компании. Также в регистре фиксируют сведения об изменениях уставного капитала.

Бланк ЖО № 13

Журнал-ордер 13, образец заполнения

ЖО № 16 «Капитальные вложения»

Информация о имеющихся капитальных вложениях компании должна быть зарегистрирована в отдельном ЖО. К таким хозоперациям относят: вложения во внеоборотные активы, оборудование, готовое к установке (монтажу). Фиксируйте движение на основании первичных документов (ввод в эксплуатацию, акт об установке).

Журнально-ордерная форма счетоводства применяется в небольших компаниях и хозяйственных предприятиях и имеет широкое применение в программных продуктах. Одной из таких форм учетного ведения является журнал ордер №1 (пример шаблона, правила составления и заполнения представлены ниже). В настоящее время на его основе составляется множество программ для ведения бухучета на компьютере. Самой распространенной считается программа в 1С.

В заданном программном обеспечении, после введения в программу всей необходимой информации, ведение журнала осуществляется автоматически. Но в малых организациях в бухгалтерии по-прежнему пользуются бумажным видом журнально-ордерного учёта.

Занесение информации

Всю имеющуюся информацию заносят в специальные таблицы. Но иногда и в этом случае не всегда ввод всей нужной информации производят вручную. Основным достоинством журнал-ордера является допустимость составлять порядок бумажных документов сразу по некоторому количеству классификаций, например, куда идет расход денег, и по последовательности.

Журнал-ордер имеет тип шахматный записи, что конечно способствует в дополнение контролировать заполнение Главной книги по всем правилам. В настоящее время журнал-ордер номер 1 не является документом для обязательного заполнения. В соответствии с требованиями, утвержденными законодательством, каждой организации все операции с наличными денежными средствами следует производить по первичной документации через кассы. В связи с этим и используется журнально-ордерная форма 1 и вместе с ней- ведомость No1, она подшивается к ордеру. На практике это эдакая объединенная отчетность по расходу налички.

Подтип документа

Каждая деятельность имеет свой подтип такого документа: в строительстве пользуются журнал ордер 1с, в торговой сфере- журнал-ордер 1сн.

Система использования журнала-ордера №1 организовывается исходя из данных расходований платежей, а также кассового ордера и сведения кассира. Время, которое числится в журнале-ордере no1, может охватывать от 1 дня до 1 года, то есть по сути каким угодно. У крупных организаций, при прохождении через кассу множества наличных средств, а также очень большого потока операций с ними, наиболее приемлемым все-таки будет промежуток времени не больше недели.

Дебет подсчитывается ведомостью 1, в журнале-ордере суммируют кредитацию. Когда числа указываются за текущий день, то вверху ставят число, когда создался первичный документ номер, который был ему присвоен. Суммируют показатели по отдельности в столбик. Посчитав каждую строчку, журнал заканчивается. Подытоживание записывается в угол документа, далее рассчитывается итог по остатку наличных средств-сальдо.

Следующий этап, журнал-ордер №1 нужно соединить с документацией, отраженной в нем. Если имеются лишние показатели по некоторым моментам (периодам), то они должны совпадать с сальдо, прописанному в отчете. Конечный результат обязан совпадать с показателями кредитный данных в основной книге.

1. В начале бланка пишется информация о наименовании организации или предприятия. Указываются данные всех реквизитов предприятия. Помимо этого, в верху формы указывается размер периода, охватываемого журнал-ордером 1.
2. Далее в таблице, содержащей информацию по всем действиям с наличными средствами, в первом столбце указывается нумерация проводимой проверки. Это должна быть дата, когда произведена операция, либо номер документа, числящийся в первично составленной документации. Предпоследняя строка – подытоживание всех расчетов, конечная колонка- «Итого». Туда нужно записывать сумму денежных средств, находящиеся в кассе.
3. Последняя строка заполняется записями итогов по затрате средств.
4. Расписываться в журнале должны главбух и директор организации.

Если в документе содержатся сведения, поступившие в течение дня, то остаток по приходу средств не пишется. В таком варианте первая строка несет данные, имеющегося остатка в утреннее время, последняя- по остатку на вечернее время.

Регистрация всей кассовой документации, выдача и получение наличных, а также создание всей отчетности, проводится по введённым законом пунктам. Подытоживание за период нескольких дней/одного дня осуществляется по ходу расчёта всех сумм по схожим операциям. Эти операции прописываются в кассовой отчётности или в прикрепленных к ней бумагах. Сальдо по наличке указывается только на начало и конец месяца. За весь полный месяц контроль осуществляется благодаря отчетам, предоставляемыми кассиром.

Ведомость №1

Журнал ордер №1 и ведомость номер 1 всегда взаимосвязаны; обычно ведомость крепится с тыльной стороны журнала. Когда строчка наверху не имеет необходимого вам числа, его можно вписать собственноручно в любой пустой столбик. Когда за один рабочий день проведено несколько операций по одному и тому же счету, тогда совместный итог по этим операциям записывается в конец, в последний столбец.

И последний момент по заполнению журнала - в итоговой строке сверяются суммы итогов. Суммы должны выходить равными. На пересечении итоговой строки и итогового столбца сводятся и указывается общий итог. Конечные итоги сверяет главный бухгалтер, далее, после подписи главбуха, документация доставляется директору на подпись.

Круговорот денежной наличности предприятия порождает необходимость ведения журнал-ордера 1. Образец первичной книги можно скачать бесплатно по ссылке.

Круговорот денег предприятия порождает необходимость ведения различной учетной документации. Выдача наличных, прием средств за услуги или товары собственного производства производятся согласно урегулированного порядка. Каждая организация определяет собственный регламент действий по расходованию и получению средств. Журнал-ордер - это первичный документ с информацией о движении денег в учреждении. Журнал-ордер 1 предназначен для фиксации наличности крупных промышленных компаний.

Образец журнал-ордера 1 можно скачать бесплатно по ссылке. Существуют иные разновидности журнал-ордера: 1-с, 1-сн. Удобство внесения сведений в журнал-ордер удобно тем, что он всегда под рукой. На улице, производстве, в подсобном помещении нет возможности занести информацию в компьютер. Поэтому, ручка и листок бумаги - это древнейший и удобный способ первичного учета. Журнал-ордер может заполняться ежедневно и 1 раз в несколько дней. Все зависит от оборота наличности за определенный промежуток времени.

Обязательные пункты журнал-ордера

:

• В левой части сверху ставится наименование учреждения;
• Ниже титл самого учетного акта;
• Здесь же стоит обозначит период проведения подсчета;
• Содержание составляется в виде таблицы с внесением обязательных реквизитов;
• В пустые клетки вносятся цифровые значения подсчетов;
• В конце таблицы могут ставиться подписи и расшифровка личности, заполняющей сведения.

Составляя подобные бумаги, бухгалтерии легко суммировать итоги определенного промежутка времени и считать результат. В совокупной работе с кассой эта форма является уникальной и незаменимой. Качественный подсчет всегда необходим компании. Надлежащее оформление документации - один из факторов успеха бизнеса. Благодаря элементарным схемам группировки информации происходит значительная экономия времени в дальнейшем. Построение анализа функционирования предприятия строится с использованием подобных сведений.

На основании журнала регистрации заполним журналы ордера № 1, № 2, № 6 и № 7, а также первичные документы к ним.

Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50. кассовые операции по кредиту 50 отражаются в журнале-ордере № 1 . обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах и контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в журнале-ордере и ведомости отводится одна строка. После проверки кассового отчета бухгалтер группирует суммы по одинаковым операциям или счетам корреспонденции со счетом 50. обороты по дебету счета 50 записывают в ведомости № 1 в корреспонденции различных счетов, а обороты по кредиту 50 записывают в журнал-ордер № 1. Итог по расходу денег из кассы, по кассовому отчету должен быть равен итогу по строке журнала-ордера № 1, заполненной на основании этого счета. По окончании месяца подсчитывают итоги по графам журнала-ордера № 1и ведомости № 1. Общая сумма всех строк должна быть равна общей сумме всех граф. Общая итоговая сумма в журнале-ордере № 1 показывает оборот по кредиту счета 50. Общая итоговая сумма в ведомости № 1 показывает оборот по дебету счета 50. Сальдо на конец месяца по счету 50 равен сумме сальдо на начало месяца и обороту по дебету за вычетом оборота по кредиту и должно соответствовать остатку наличных денег в кассе предприятия на конец месяца. Сальдо конечное записывается в ведомости № 1.

Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2

Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на счете 51. Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал-ордер № 2 . Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки с расчетного счета, на которых бухгалтер пишет корреспонденцию счетов соответствующую хозяйственной операции.

Суммы с одноименными корреспонденциями записываются в журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 одной строкой. Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 составляются в разрезе корреспондирующих счетов. Журнал-ордер № 2 - кредит 51, ведомость № 2 - дебет. По окончании месяца подсчитываются итоги по графам журнала-ордера и ведомости с проверкой итоговой суммы по итоговой графе и по итоговой строке. Они должны быть равны. Общая итоговая суммы в журнале-ордере показывает оборот по кредиту счета 51 или общую суму израсходованных предприятием денежных средств за месяц. Сальдо конечное по счету 51 равно сумме сальдо начального и оборотов по дебету счета за вычетом оборотов по кредиту и должно соответствовать остатку денежных средств на расчетном счете предприятия по последней за данный месяц выписке банка.

Журнал-ордер № 6

Для учет расчетов с поставщиками и подрядчиками используется пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Операции по этому счету отражаются в журнале - ордере № 6 . Это комбинированный регистр аналитического и синтетического учета. Аналитический учет в нем организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера, приемного акта. Открывается журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. Заполняется журнал-ордер № 6 на основании акцептованных платежных требований, счетов-фактур, приходных ордеров, актов о приемке материалов, выписок банка. Журнал-ордер ведут линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а по платежным требованиям и счетам-фактурам - по видам материалов. Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа. Сумма недостач относится в дебет счета 76 и субсчета 2 «Расчеты по претензиям» и отражается в журнале-ордере и ведомости № 7. Предприятия пользуются также услугами поставщиков воды, газа, подрядчиков ремонтных работ и др. По этим расчетам за услуги ведется отдельный журнал-ордер №6. По окончании месяца показатели обоих журналов-ордеров суммируют для получения оборотов по счету 60 и переноса их в Главную книгу.

Журнал-ордер № 7

Журнал-ордер № 7 является регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71. Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или суму не возмещенного перерасхода. Журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной в подотчет сумме отводится строка. Журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, положенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства. Кроме того в журнале-ордере приводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на командировки. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются кассовые ордера на суммы, выданные в подотчет; авансовые отчеты; новые приходные и расходные кассовые ордера. На конец месяца по каждой строке выводится общий итог, который проверяется суммированием записей в столбцах и вычитанием из полученной суммы записей, произведенных в столбцах по каждому подотчетному лицу. По окончании отчетного месяца считаются итоговые суммы, проверяются итоговые дебетовые и кредитовые обороты и итоговые дебетовые и кредитовые сальдо.