Нормативные документы и правовые аспекты

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Яков Зорин
29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ – , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

· журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;

· журнал учета приказов о приеме на работу;

· форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);

· форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));

· табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура		Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок	Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.	Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж	Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур	Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.	Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.
Дополнительный лист Книги покупок		Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж	Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка
Товарная накладная (ТОРГ-12)
	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях	Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)	Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)
Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру	Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет: · Счет-фактуру; · Первичный документ: накладная/акт; · Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру	Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях: · для корректировочных счетов-фактур; · при корректировании первичных документов; · при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений	Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.	С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.	Описано выше
Товарно-транспортная накладная	Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией	Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному - для грузополучателя и грузоотправителя и 2 - для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье
Акт приемки-сдачи работ (услуг)	Подтверждает факт выполнения работ (услуг).	Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация	Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.	Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией.
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации	Используется при вывозе товаров с таможенной территории.	Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)	Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.	Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.	Описано выше
Дополнение к договору	Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.	В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счет-фактура	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Описано выше
Отчет НИОКР	Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.	Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?

Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение - драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.

Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например.doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.

Документом называется структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами.

Электронным документом называется документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.

Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной .

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.

ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Средства электронной цифровой подписи – программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Для формирования ЭЦП используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), использующие так называемые асимметричные алгоритмы, в которых применяются открытый и личный ключи каждого пользователя.

Личный ключ подписи – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Личный ключ пользователя хранится на машинном носителе в недоступном другим лицам месте, открытый ключ передается всем участникам обмена информацией.

Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит законодательству Республики Беларусь и международным договорам Республики Беларусь.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления .

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Закон РБ «Об электронном документе» определяет основные понятия, связанные с юридической силой оригинала и копией электронного документа.

Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами . В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться:

нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа .

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу .

Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу .

Основные вопросы придания юридического статуса электронным документам, а также защиты электронных документов регулируются следующими законодательными актами и нормативными документами Республики Беларусь:

Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», который устанавливает юридический статус электронного документа в качестве официального документа, требования к его оформлению, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, который устанавливает единые требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов независимо от способов обмена, обработки информации и области применения;

СТБ РБ 1176.1-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи»;

Понятие «электронный документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

• 1. Ускорение процессов документооборота;
• 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
• 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
• 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
• 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины « машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ -- сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях».

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать; быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ»: «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных».

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и.т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный - файл на этом носителе, в третьем распечатка на бумаге, в четвертом- некая « матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей (виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и.т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)».

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

• 1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;
• 2. Электронный документ - это особый тип документа;
• 3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследования. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что является показателем неустойчивости, терминологической неопределенности понятия «электронный документ». В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ- это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт - диск и.т.д.».

По мнению А.П. Курило, электронный документ представляется, как «определенным образом организационный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной среде, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного документа, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, отсутствует его вторая важнейшая составляющая - материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией

Такое понимание отражает лишь физико-техническую характеристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства - цели, задачи, и функции документа.

Также можно рассмотреть еще одно определение электронного документа. С.И. Семилетов понимает его как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящим в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». В этом определении положительным является то, что автор не выводит за рамки дефиниции собственный документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Факторы и условия формирования и развития информационного права.

1) Научно-технические факторы:

· Экспонентное развитие научно-технического прогресса, сформировавшее предпосылки для создания ЭВМ как самого важного технического средства социального прогресса в целом.

· Использование на рубеже 1970-1980-х гг. новых технологических форм передачи информации, или цифровых линий связи.

· Развитие нового класса наукоёмких (высоких) информационных технологий – мощного индикатора социальных преобразований

2) Социальные предпосылки (находят отражение в документах: Стратегия развития информационного общества; государственная программа «информационное общество»; концепция формирования электронного правительства) :

· Массовая информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс удовлетворения информационных потребностей во всех сферах человеческой деятельности на основе внедрения ИТ и др.

· Активное формирование информационного законодательства, развитие информатизации.

· Внедрение в учебный процесс дисциплин информационно-правового цикла

· Развитие науки правового обеспечения информационной сферы.

Проблемы информационного общества как фактор развития информационного права.

1) Углубление информационного противоборства как новая форма разрешения противоречий и общественного противостояния

2) Информационная безопасность и киберпреступность

3) Защита частной жизни человека в информационной сфере

5) Возможность «биологической революции»

Проблемы информационной свободы как фактор развития информационного права

Информационная свобода= право на информацию.

Информационная свобода определяется такими факторами, как:

1) Баланс соотношения прав и обязанностей

2) Взаимное уважение прав каждого человека

3) Высокий уровень информационной культуры

ФЗ «об информации» зафиксировал определение информации как правовой категории:
Информация – это сведения, сообщения, данные, не зависимо от формы их представления . На основе данного определения информация и определяется как объект права.

Понятие – это слово, имеющее характерные признаки

Слово и понятие информация обладает категориальными свойствами, т.е. является научной категорией.

1) Предметы и объекты действительности

2) Отражённый образ предметов и объектов действительности

3) Сознание человека, с помощью которого отражается образ

4) Символ (внешняя форма образа) и его материальный носитель.

1) Персональные данные (ФЗ 2006г.)- информация личностного характера; информация о человеке, она включает в себя определенные признаки (индивидуальные). По этим признакам человек определяется в обществе, определяет его как физическое лицо.

Персональные данные – это информация о человеке, которая определяет его.

3) Массовая информация (самый первый объект права – 1991г. ФЗ «о СМИ») – предназначенные неопределенному кругу лиц сведения и сообщения, а также другой материал (печатного, аудио- и телевизионного характера). Она характеризует свободу информации. Массовая информация как отражение свободы информации появилась в 1991г.

4) Кредитная история – она отражает процесс кредитора-заемщика, процесс исполнения кредитного договора (ФЗ «о кредитных историях» 2004г.).

5) Геномная информация (ФЗ 2008г. о государственной геномной регистрации в РФ) – некая кодированная информация персонального характера , в которой отражаются определенные фрагменты ДНК.

3. Информация как объект права – правовая модель, обобщенный правовой образ конкретных благ материального и нематериального характера, но обязательно информация природы. Материальность – материальный носитель информации.

Электронная информация как объект права.

Электронная информация – образ существующей действительности, созданный и представленный в символьной (двоичной форме) с помощью специально созданного искусственного языка учётной записи в памяти ЭВМ.

Виды электронной информации: электронное сообщение, электронная подпись, универсальная электронная карта.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети

Телематическое электронное сообщение – одно или несколько сообщений электросвязи, содержащих информацию, структурированную в соответствии с протоколом обмена, поддерживаемым взаимодействующими информационной системой и абонентским терминалом.

Спам – телематическое электронное сообщение, предназначенное неопределенному кругу лиц, предоставленную без предварительного согласия абонента, не позволяющий определить отправителя).

Вирус – программное обеспечение, целенаправленно приводящее к нарушению законных прав абонента и пользователя, в т.ч. к сбору, обработке, передаче информации без согласия абонента и др.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. пригодной для восприятия человека с помощью ЭВМ, а также для передачи по информационно – телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Признаки :

1. Электронная цифровая форма

2. Присоединена к другой информации

3. Определение идентификация лица и документа.

Виды электронной подписи: простая и усиленная.

1. Простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

2. Усиленная (неквалифицированная) электронная подпись является электронной подписью, которая:

· получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

· позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

· позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

· создается с использованием средств электронной подписи.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись – электронная подпись, при создании которой используются в специальное средство электронной подписи (ключ проверки электронной подписи), получившее подтверждение соответствия требованиям в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки электронной подписи выдается аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти. Уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Универсальная электронная карта – электронный документ на материальном носителе в визуальной (графической) и электронной (машиносчитываемой) формах, содержащий информацию о пользователе картой, используемую для универсальных целей) (ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О предоставлении государственных услуг»).

Признаки:

1. Универсальные цели использования карты.

2. Электронный документ, удостоверяющий личность граждан.

3. Материальный носитель, содержащий визуальную и электронную формы информации

4. Средство доступа к информации о пользователе картой и информационной системе.

УЭК является одним из технико-технологических средств, с помощью которых обеспечивается реализация прав, связанных с информационным воздействием в условиях функционирования систем «электронного правительства»