Как проводить тендер выбор поставщика. Формы и способы проведения торгов. Закон о проведении тендеров

Найти надежного поставщика на тендере не сложнее, чем замэтчиться в Tinder. Ошибок, которые вы можете допустить, не так уж много. Я перечислю основные и объясню, как их избежать.

Не работайте вслепую

Пример: Закупщик из крупной производственной компании проводит тендеры вручную. Он звонит партнёрам, чтобы узнать актуальные цены, находит несколько новых поставщиков в интернете и отправляет им запросы по почте. Через несколько дней закупщик выбирает пять лучших предложений и снова звонит поставщикам, чтобы поторговаться. А потом ещё раз и ещё - пока не получит желаемую цену.

Что не так: У такого подхода сразу три минуса. Во-первых, закупщик охватил далеко не всех поставщиков, которые есть на рынке. Во-вторых, он не создал конкурентную среду - поставщики не видят лучшее предложение и торгуются неохотно. В-третьих, при таком подходе не может быть общего понимания правил игры.

Как правильно: Чтобы систематизировать закупки, нужно выбрать тендерную площадку и собирать предложения через один канал связи - личный кабинет.

Тщательно выбирайте площадку

Пример: Директор по закупкам сети ресторанов из Екатеринбурга зарегистрировался на федеральной тендерной площадке для проведения еженедельной закупки овощей и фруктов на сумму 100 000 рублей. Вместо шквала заявок от региональных и локальных поставщиков получил две.

Что не так: Во-первых, в тендерах на федеральных площадках обычно участвуют крупные поставщики. Поэтому им либо оказался неинтересен объём закупки, либо у них нет производства в Свердловской области. Во-вторых, очень часто на таких площадках просто нет локальных поставщиков - присутствие на них стоит достаточно дорого.

Как правильно: Чтобы выбрать тендерную площадку, нужно изучить список поставщиков и убедиться, что на ней есть подходящие. Также нужно сопоставить объём своих закупок со стоимостью присутствия поставщика на этой площадке. Если сумма расходов составит более 1% суммы потенциальной сделки, вряд ли стоит регистрироваться.

Сохраните старых поставщиков

Пример: Закупщик производственной компании разместил тендер на одной из крупных торговых площадок. Предварительно обзвонил текущих поставщиков, предложил им зарегистрироваться и принять участие в аукционе. Ожидал получить предложения минимум от семи компаний, а получил от двух.

Что не так: Во-первых, закупщик не предусмотрел, что поставщики не захотят предлагать свои товары через тендеры. Для них это означает гарантированное снижение цены и, возможно, дохода. Во-вторых, он не сообщил, что закупать теперь будет только у тех, кто участвует в онлайн-торгах. А значит, скоро поставщики снова начнут названивать с предложениями.

Как правильно: Чтобы перевести поставщиков на тендерную площадку, закупщик должен разослать официальные письма руководителям компаний-партнеров, описать в них новые условия закупок, несколько раз позвонить с напоминанием об онлайн-торгах, а также найти резервные варианты поставки товара, если в первых торгах никто не примет участие.

Не спешите

Пример: Специалист по закупкам на заводе объявил тендер на поставку сливочного масла и получил заявки от текущих и новых поставщиков. Лучшую стоимость предложила компания, с которой ранее завод не сотрудничал. Он сразу же заключил с ней договор. В итоге прождал поставку два месяца, а она так и не пришла.

Что не так: Закупщик совершил большую ошибку - отошёл от внутренних правил завода по работе с поставщиками. А значит не учёл, что может закупать товары только у тех, кто уже предоставлял документы, подтверждающие финансовую стабильность, и привозил партию товара для оценки.

Как правильно: Следовало назначить победителем тендера одного из текущих партнёров, предложившего лучшую цену. После этого закупщик должен был запросить у потенциального поставщика документы и образцы. Если бы он прошёл внутреннюю проверку, можно было бы начать закупать у него товары со следующих торгов.

Избегайте бюрократии

Пример: Генеральный директор крупного торгового холдинга принял решение закупать продукцию через тендеры. Насмотревшись на коллег из госкорпораций, где организация этой процедуры требует подготовки большого количества документов, он вводит такие же. В том числе просит закупщика формировать письмо-извещение, аналитическую записку и сводную таблицу персонально для каждого потенциального поставщика и согласовать все этапы закупки с финансовым и юридическим отделами.

Что не так: У закупщика нет никакого желания проводить тендер. Ему проще позвонить одному из текущих поставщиков и договориться о подходящей цене. А когда придёт время объяснять, почему торги не проводятся, он обязательно что-то придумает. Например, скажет что товар на складе заканчивался, сообщили об этом поздно, а купить нужно было срочно.

Как правильно: Чтобы этого избежать, генеральный директор должен определить, для чего именно компания проводит тендеры. Если для снижения цены, то большое количество документов вовсе необязательно. Важно фиксировать в них всего три пункта: условия поставки, полученные заявки и критерии выбора победителя.

Новости и лучшие статьи «Секрета фирмы» - в нашем Telegram-канале : @businesssecrets. Подписывайтесь!

Хоменко Александр Николаевич,

Коммерческий директор

В этой статье мы хотим остановиться на основных особенностях проведения тендерных процедур при выборе подрядчиков для проведения строительно-монтажных работ, с которыми мы столкнулись при организации более 30 тендеров для наших клиентов, выступая в роли технического заказчика.

Необходимо помнить, что выбор подрядчика для проекта является, пожалуй, самой главной задачей, после того, как утверждена финансовая модель проекта.

Чем строже и жестче Ваши процедуры и условия при отборе претендентов, тем выше шансы проекта на успех.

Задав высокие критерии оценки с самого начала, Вы сильно снижаете риск провала проекта от недобросовестности контрагента при его реализации.

Крупные компании, как правило, имеют собственные тендерные отделы, которые организуют тендерные процедуры, исходя из принятых корпоративных стандартов. Небольшие или проектно-инвестиционные компании могут проводить тендеры в зависимости от проектной необходимости, но и первым и вторым приходится сталкиваться с одной и той же последовательностью шагов.

Заполняя форму Вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности и даете согласие на рассылку

Первый шаг «Формирование тендерной документации и технического задания».

Самый первый этап является наиболее важным, он по сути определяет, насколько будет успешен тендер. При составлении конкурсной документации и технического задания лучше руководствоваться принципами максимальной детальности, однозначной трактовки формулировок, полноты требований, предъявляемых для потенциальных участников тендера.

Положения технического задания не должны быть «взаимно исключающими» и «совместно исчерпывающими».

В нем должно быть все, что необходимо знать потенциальным претендентам для формирования своего ценового предложениям, при этом нужно следить, чтобы требования конкурсной документации не были двусмысленными.

Для составления конкурсной документации необходим юрист и экономист, а для разработки технического задания не обойтись без руководителя проекта и профильных технических специалистов, в зависимости от особенностей видов и типов работ. Очень частой ошибкой является то, что техническую часть поручают делать тем же юристам и экономистам, которые готовят конкурсную документацию. В итоге получается хорошая конкурсная документация и очень поверхностное техническое задание, строительство в соответствии с которым невозможно без постоянных изменений, влияющих на конечную стоимость объекта, а это является самым главным риском реализации любого проекта.

Первым разделом конкурсной документации как правило является перечень общих характеристик объекта. Его наименование, назначение, расположение, размер, сроки реализации, сведения о заказчике и инвесторе строительства, краткая пояснительная записка об имеющемся комплекте исходно-разрешительной документации, в соответствии с которой должно будет производиться строительство.

Далее необходимо указать сроки проведения тендера, даты начала и окончания подачи тендерных предложений, точный адрес и время подачи предложений, порядок получения дополнительных пояснений в случае возникновения таковых у претендентов, а также порядок отмены тендера.

Важным аспектом является юридическое позиционирование тендера, будет ли он публичной офертой в соответствии с нормами гражданского кодекса, то есть будет обязательным для заключения на указанных условиях со стороны заказчика, или нет.

Оферта проводится как правило в отношении закупки однородного товара, где качественные характеристики строго определены и единственным критерием является цена приобретаемой продукции. При приобретении же услуг тендер носит информативный характер, условия которого могут меняться на усмотрение заказчика и заключение договора хотя бы с одним претендентом на объявленных условиях не является обязательным.

Одним из главных разделов конкурсной документации содержит требования к квалификации потенциальных участников. Здесь нужно очень подробно описать требования к претенденту в части его:

Опыта: сколько должно быть законченных или строящихся объектов схожего типа и назначения; в каких регионах и в какие сроки они должны быть реализованы; размер и стоимость построенных объектов;

Персонала: сколько сотрудников и какой квалификации они должны быть, профиль их образования, наличие дипломов, стажа работы, наличие необходимых допусков, аттестатов, разрешений на проведение тех или иных видов работ, повышения квалификации и т.д.;

Оборудования и материально-технической базы: вид и количество необходимой техники, наличие производственных и складских помещений, договоров на поставку необходимых материалов, наличие сервисных договоров на обслуживание имеющегося оборудования;

Лицензии и допуски: допуски СРО на проектирование и строительно-монтажные работы, при необходимости лицензии для проведения работ на объектах культурного значения или особо охраняемых объектах, где необходима лицензия ФСБ.

Также в конкурсной документации необходимо прописать количественные и качественные критерии оценки заявки.

Такими критериями в большинстве случаев являются цена, качество, сроки оказания услуги, а также размер и длительность гарантийных обязательств.

В зависимости от предпочтений Заказчика, на фактор стоимости может приходиться от 30 до 70 процентов общей оценки каждого предложения. Оставшиеся проценты могут быть распределены между качественными критериями, сроками и гарантией. Например 100% общей оценки предложений могут быть распределены в следующей пропорции - 50%/20%/20%/10%.

Далее, каждая из заявок оценивается в соответствии с заданными критериями. Допустим, заявка с лучшей, то есть наименьшей, ценой в указанной выше формуле, получит максимальное количество баллов по этому критерию, т.е. 100 баллов, что, соответственно, позволит ей набрать максимальные 50% от общей оценки.

Затем заявка также будет оцениваться по каждому из остальных критериев, среди которых - максимальный опыт (реализованные проекты, персонал, оборудование), минимальные сроки поставки, максимальные гарантийные обязательства. Заявки могут оцениваться относительно друг друга или относительно максимальных/минимальных требований, заданных Заказчиком. Путем суммирования баллов по каждому из критериев, определяется общая оценка заявки.

Одним из главных разделов конкурсной документации является проект договора на оказание строительно-монтажных работ, но об этом мы будем говорить более подробно в следующей статье «Этап 3. Договор или юридический щит заказчика».

В разделе, относящемся к техническому заданию обязательно должны быть:

Непосредственно само технические задание, максимально детальное и подробное. Технико-экономическое обоснование, проектная документация, получившая положительное заключение экспертизы, разрешение на строительство, рабочая документация. Чем больше заказчик продвинулся в подготовке документов, необходимых для строительства, тем более точно можно задать критерии для отбора претендентов на производство строительно-монтажных работ;

Подробный график производства работ, разбитый на отдельные виды и этапы выполнения работ;

Сводная ведомость объемов работ, определяющая виды и объемы строительства.

Второй шаг «Оповещение потенциальных участников о тендере и первичная оценка предложений».

Заказчик может проводить открытый тендер для максимально открытого круга участников или закрытый тендер, для тех компаний, которые ранее прошли аккредитацию или просто были выбраны заказчиком, исходя из предварительной оценки претендентов.

В любом случае, важно максимально широко оповестить всех о проведении тендерной процедуры путем направления приглашений или размещения информации о проведении тендера на одной из открытых электронных площадок («B2B-center», «Фабрикант», «ГПБ»).

Чем больше придёт участников, тем более конкурентным будет тендер, и, соответственно, тем более выгодные условия сможет получить заказчик от поставщиков.

После того, как все заявки от претендентов собраны, их необходимо первично оценить, для того, чтобы сузить круг потенциальных претендентов. Нужно "отсеять" те заявки, которые явно не соответствуют количественным и качественным критериям и оставить 3-4 наиболее адекватных заявки по соотношению цена/качество/сроки.

С такими заявками необходимо работать уже более серьезно.

На бумаге можно нарисовать что угодно. Даже нотариально заверенные документы не дают никакой гарантии того, что предоставленная контрагентами информация соответствует действительности.

Третий шаг «Реальная оценка тендерных предложений». Формальная оценка каждого из критериев необходима, но гораздо более важной является аналитическая работа, которую нужно провести, чтобы выбрать лучшего подрядчика для выполнения работ.

Оценивая опыт, важно обратить внимание на следующие аспекты:

Есть ли у претендента успешный опыт завершения и сдачи объектов, имеющих схожие характеристики с тем, что планирует построить заказчик. Не нужно никому давать возможность на Вас учиться, это будет стоить вам очень дорого. Несколько законченных ранее объектов существенно повышают шансы подрядчика уложиться в бюджета строительства, выдержать качество и закончить работы в срок;

Важным является наличие построенных объектов именно в том регионе, где собираетесь строить вы. Строительная отрасль сильно зарегулирована, для оперативного решения возникающих проблем подрядчику нужно постоянно общаться с местными надзорными органами и лучше, если все эти связи были уже выстроены им ранее - варягов нигде не любят;

Обязательно необходимо сделать выездную проверку на ранее реализованные подрядчиком объекты, увидеть их своими глазами, поговорить с его бывшими заказчиками, услышать их отзывы о подрядчике;

Отдельно стоит поинтересоваться тем, как идет эксплуатация ранее сданных объектов, какое количество гарантийных случаев выявлено за первые 1-2 года эксплуатации и насколько добросовестно и оперативно подрядчик выполнял свои гарантийные обязательства;

Не лишним будет получить рекомендации по конкретным руководителям проекта, инженерам и прорабам подрядчика. В любой компании бывают ответственные и безответственные сотрудники; важно, чтобы с Вами со стороны подрядчика работали именно профессионалы со стороны подрядчика.

То же самое относится к проверке материально-технической базы. "Нарисовать" наличие требуемых людей, техники, оборудования, лицензий может любая компания. Необходимо убедиться, что все это реально существует.

Нужно выехать в офис к подрядчику, посмотреть его производственную базу, посетить складские помещения.

По технике и оборудованию нужно проверить документы, подтверждающие их приобретение, оригиналы паспортов технических средств и свидетельств о регистрации. Если техника и оборудование были куплены в кредит, то необходимо пообщаться с банком или лизинговой компанией, чтобы узнать о том, насколько своевременно выполняются кредитные обязательства со стороны подрядчика.

По сотрудникам лучше своими глазами увидеть копии дипломов, необходимых допусков, аттестатов, документов о повышении квалификации.

По лицензиям и допускам: необходимо сделать запросы в органы и учреждения, выдавшие такие документы, для того, чтобы получить подтверждение их подлинности и срока действия.

Следующим важным этапом является проведение всесторонней проверки юридической и финансовой добросовестности поставщика. Для этого важно:

Проверить наличие судебных споров на сайте арбитражного суда, а также наличие исполнительных производств по контрагенту на сайте службы судебных приставов. Само наличие текущих судебных процессов не является "черной меткой" для подрядчика, но получить от него разъяснения и оценить потенциальные последствия того или иного исхода судебного процесса для вашего проекта необходимо. Такую же проверку необходимо провести в отношении генерального директора и учредителей подрядчика. Это поможет найти "скелеты в шкафу" ваших будущих контрагентов, если они там есть, конечно, и избежать огромных финансовых потерь, вызванных недобросовестностью контрагентов. В нашей практике был случай, когда проект с бюджетом в 250 млн. руб. был сорван, подрядчик просто пропал, а потом выяснилось, что в отношении генерального директора подрядчика судебными приставами было открыто уже 8 исполнительных производств, на общую сумму свыше 15 млн. руб. за неуплату налогов и иных платежей в бюджет. Такие факты лучше знать заранее.

Проверить финансовое состояние и взаимоотношения с налоговыми органами. Вовремя ли сдается бухгалтерская и налоговая отчетность? Не находится ли контрагент в стадии реорганизации или ликвидации? Есть ли задолженность по оплате налогов и сборов? Есть ли у контрагента кредиты, лизинговые обязательства, просроченная дебиторская или кредиторская задолженность? Вся эта информация сейчас открыта и доступна на сайтах ФНС, Госкомстата, Арбитражного суда, ФССП. При необходимости можно провести дополнительную проверку с помощью платных ресурсов, таких, как «СКБ-Контур» или «СПАРКС».

Отличительной особенностью строительных компаний в России является "латание" финансовых дыр прошлых проектов за счет авансов, полученных по новым проектам. Подрядчик может так жить годами, перекладывая ресурсы из одной корзины в другую, при условии, конечно, что у него есть достаточные поступления от новых проектов, перекрывающие просчеты и ошибки прошлых. Если же новых заказов нет в достаточном количестве, а прошлые проекты приносили убытки, то подрядчик скорее всего станет банкротом, потратив при этом авансы, полученные от вас. Такие ситуации в настоящее время происходят одна за другой даже с самыми крупными компаниями («Mirax», НПО «Мостовик», «Космос», «СУ-155» и т.д.), имевшими доступ к прямому банковскому финансированию, что же говорить о средних и мелких компаниях? Поэтому важно тщательно проанализировать текущее финансовое положение контрагента, оценить рентабельность его прошлых проектов и достаточность оборотных средств для выполнения обязательств перед вами. Не менее важно ежемесячно анализировать, тратит ли подрядчик деньги, полученные от Вас, только на реализацию Вашего проекта, не "затыкает" ли он за счет Вас финансовые дыры в других проектах.

И последним, но одним из самых важных, является желание подрядчика работать и уделять должное внимание вашему проекту. Выиграть тендер и построить объект – не одно и то же. Важно оценить загруженность подрядчика и долю вашего проекта в портфеле его заказов. Если это будет небольшой подрядчик и ваш заказ будет составлять более половины его выручки или даже всю, то велик риск того, что подрядчик просто не справится или будет расценивать вас как единственный шанс заработать деньги, со всеми печальными для вас последствиями. Если же это будет очень крупный подрядчик, у которого доля вашего проекта будет меньше 10% в его портфеле заказов, то дождаться от него должного внимания, оперативного реагирования на ваши вопросы и замечания, реакции на ваши требования заменить тех или иных людей на проекте, будет крайне тяжело. Еще хуже, если это крупный подрядчик, у которого опустел портфель заказов, в этом случае можно ждать только беды. Мы считаем оптимальной работу со средним подрядчиком, таким, у которого ваш проект будет одним из 3-4 приоритетных для него; тогда Вы получите и профессионализм, и должное внимание к Вам и Вашим деньгам. С одной строны, подрядчик будет дорожить вами как клиентом, а с другой стороны - у него будет достаточный опыт и ресурсы, чтобы реализовать Ваш проект без срывов сроков, соблюдая необходимый уровень качества.

В завершение хотим отметить, что выбор подрядчика - это всегда поиск наиболее подходящей комбинации из таких факторов, как цена, качество, сроки. В строительстве можно максимизировать результат только по двум факторам одновременно. Строить быстро и качественно можно, но только дорого, при дешевом и быстром строительстве Вы непременно потеряете в качестве.

Поэтому самый недорогой подрядчик не всегда является самым лучшим выбором: проблемы с ним могут гораздо сильнее влиять на реализацию проекта, чем начальная экономия в цене.

Ошибки при выборе подрядчика могут привести к тому, что проект будет реализован и плохо, и медленно, и дорого. Для того, чтобы этого не случилось, заказчикам важно научиться эффективно проводить тендеры и выбирать подрядчиков. Не менее важным является подписание такого договора с подрядчиком, который будет защищать ваши интересы в период строительства как щит в бою. Об этом и пойдет речь в завершающей статье из этого цикла – «Этап 3. Договор, или юридический щит заказчика».

Присоединяйтесь к более 3 тыс. наших подписчиков. 1 раз в месяц мы будем отправлять на ваш email дайджест лучших материалов, опубликованных у нас на сайте, на странице в LinkedIn и Facebook.

Желающие принять участие в проводимых тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации обращаются в подразделения-инициаторы по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительной информации). Для участия в тендере претендент должен представить следующие документы (сведения об организации):

Заявку на участие в тендере (первоначально копия заявки для регистрации направляется по факсу, с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о проведении тендера);

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

Копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;

Копия решения о назначении исполнительного органа;

Копия лицензии (при необходимости);

Копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если имеется);

Конкурсное предложение (копия вместе с заявкой по факсу).

Конкурсное Предложение состоит из двух частей:

Техническая часть:

В техническом предложении должна содержаться исчерпывающая информация о товаре (выполняемых работах, услугах), о качестве продукции (соответствия ГОСТ, ТУ, СПиП и иных характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий.

Коммерческая часть:

Коммерческая часть предложения должна содержать сведения о цене предмета тендера с обязательным указанием общей стоимости. Здесь указываются также условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставок (выполняемых работ, оказываемых услуг); условия поставки (выполнения работ, оказания услуг), отнесения расходов по доставке товара.

Тендерные комиссии при принятии решения руководствуются следующими критериями:

Цена товара (работ, услуг) и условия оплаты (предоплата, отсрочка);

Качество товара (работ, услуг);

Обеспеченность предприятия техническими средствами;

Наличие собственных разработчиков и исследовательской базы у предприятия;

Финансовое состояние предприятия .

Конкурсные предложения должны быть действительны в течение 30 дней после даты проведения тендера.

Все представленные конкурсные предложения и включенные в них документы после их рассмотрения не возвращаются Участникам тендера. Участники тендера, получившие тендерную документацию должны обращаться с ней как с конфиденциальным документом и не имеют права разглашать информацию, касающуюся тендера, какой-либо третьей стороне без получения на это предварительного письменного согласия Организатора тендера. Организатор оставляет за собой право выбрать победителем любого Участника тендера, в том числе, и в случае если предложенная участником цена выше, чем у других участников тендера, а так же отклонить любое Конкурсное предложение, либо все Конкурсные предложения без объяснения участникам тендера причин такого решения. В случае если самая низкая цена предмета тендера, предложенная Участниками тендера, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор будет вправе отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный тендер. Размещение в сети интернет сообщения о проводимом тендере не являются офертой. Все расходы, связанные с подготовкой и представлением Конкурсного предложения, несет Участник тендера.

Сроки представления Конкурсных предложений указываются в публичном объявлении, размещенном на сайте. Конкурсные предложения, полученные позднее вышеуказанного срока, рассматриваться не будут. Само по себе проведение конкурсных торгов или тендера являются открытым процессом. Претенденты имеют возможность представить, защитить, а также обосновать собственные тендерные предложения. Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет.

Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем - номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов. Следующий этап проведения торгов - сравнение поданных предложений, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час тендерный комитет вскрывает конверты с поступившими предложениями. Процедура вскрытия пакетов с предложениями может быть осуществлена в условиях гласности, в присутствии всех участников торгов, представителей средств массовой информации. Такие торги называют гласными.

При проведении негласных торгов тендерные комитеты вскрывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя торгов может последовать сразу за вскрытием и оглашением поступивших предложений в том случае, когда преследуется цель выбрать предложение с самыми низкими ценами при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы внимательно проанализировать поданные предложения и отобрать то из них, которое наилучшим образом соответствует целям торгов. Срок, в течение которого тендерные комитеты изучают и анализируют предложения оферентов (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и др.), которую предстоит проанализировать, обычно - от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов может быть гласным, а может быть и закрытым. В первом случае это решение сообщается всем участникам торгов, а также через средства информации.

Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, вносит второй гарантийный залог. Его величина обычно составляет от 5 до 10% стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный залог возвращается.

С победителями торгов подписывается контракт, в котором оговариваются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после одобрения правительственными службами. Заключение сделки по результатам торгов может производиться путем принятия предложения (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами .

Стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании - заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

Описание компании-заказчика

Постановка проблемы

Описание желаемого результата

Требования к участникам тендера

Описание формы подачи заявки (критерии документа)

Критерии оценки претендентов

Сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

3 этап. Выбор компаний - участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два - три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний - участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше.

В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений .

Как видно, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Наверное, практически все, кто занимается своим бизнесом, слышали об электронных торговых площадках (ЭТП). Сейчас (ЭТП) являются одним из эффективных средств развития своего бизнеса как для лиц, выступающих заказчиками тех или иных товаров и услуг, так и для поставщиков, которые могут поставить запрашиваемую продукцию или оказать необходимые услуги.

Некоторые предприниматели уже освоили функционал электронных площадок и активно работают на них, находя для своего бизнеса новых клиентов. Другие же, наоборот, первый раз слышат о возможности найти заказчика через участие в конкурсах на ЭТП.

Как попасть на одну из действующих ЭТП? Как участвовать в тендерах? Сегодня мы начнем новый блок статей в разделе , посвященных участию в конкурсах на ЭТП, в которых постараемся дать ответы на основные вопросы.

Что такое тендер

Те из вас, кто хоть раз сталкивался с темой работы на ЭТП, слышал такие слова как «тендер», «конкурс», «аукцион». Здесь следует сразу же разобраться в терминах. Итак, начнем с понятия «аукцион». Аукцион – это открытое соревнование между несколькими участниками торгов. Вспомните, обычные аукционы по продаже каких-нибудь ценностей. Как это выглядит? Любой участник может назвать цену, информация о цене доступна всем остальным конкурентам, каждый из них может предложить более выгодную цену. Аналогично проходят аукционы и на ЭТП, торги идут либо на снижение, либо на повышение. Логика действий проста:

• если аукцион объявлен на выполнение какого-либо запроса, то заказчику выгоднее принять наименьшее предложение – это аукцион на понижение;
• если аукцион проводится для реализации имущества банкрота, то продавцу выгоднее продать его дороже – это аукцион на повышение.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов аукциона имеет цена.

С тендером ситуация совсем другая, так как тендер — конкурентный отбор наилучшего предложения на основе максимально наилучших условий выполнения запроса заказчика, заключающегося в поставке каких-либо товаров, предоставления услуг. Слово «тендер» в этой ситуации является синонимом слова «конкурс».

Как проводится тендер

1. Заказчик формирует свой запрос, оговаривает его основные характеристики и требования к исполнителю;
2. После составления необходимой документации заказчик объявляет конкурс на выполнение своего запроса;
3. Лица, желающие выступить исполнителями запроса и подписать договор с заказчиком, готовят и подают свои заявки;
4. Заказчик рассматривает все полученные заявки и выбирает победителя;
5. По итогам тендера между заказчиком и участником-победителем подписывается договор.

Главных отличий тендера от аукциона два:

• Предложение участника оценивается не только по стоимости, но по другим критериям, которые важны для заказчика – выиграть тендер может предложение не с самой низкой стоимостью, хотя цена все равно остается главным фактором выбора победителя;
• Предложение конкретного участника не доступно для других участников, они не знают о содержании заявок друг друга – заказчик при вскрытии полученных конвертов может огласить цены участников с целью провести уторговывание, если это предусмотрено тендерной документацией.

Таким образом, определяющее значение при подведении итогов конкурса имеют сочетание всех условий поставки, выражающееся в максимальной выгоде для заказчика.

Немного о нормативной базе и портале Zakupki.gov

Итак, конкурсы могут проводить как органы власти, так и коммерческие предприятия. Вот здесь следует немного ознакомиться с существующей нормативной базой.

Те, кто задумывался об участии в конкурсах, наверняка, слышал о госзакупках. Сферу государственных закупок регламентирует ФЗ № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд». Заказчиком в данном случае являются организации, относящиеся либо к государственным, либо к муниципальным заказчикам, плюс бюджетные учреждения, которые делают закупки на средства субсидий, полученных из бюджетов РФ разных уровней. Проще говоря, если вы собираетесь участвовать в госзакупках, то вашим заказчиком всегда будет государство – в том или ином виде. Результатом участия в конкурсах, относящихся к госзакупкам, будет подписание госконтракта (муниципального контракта). Это следует хорошо уяснить, а еще лучше подробно ознакомиться с законом, так как после заключения госконтракта победитель несет определенные обязательства.

Кроме этого закона есть еще один важный нормативный акт – ФЗ № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Этот закон регулирует проведение запросов предложений со стороны таких заказчиков как: госкорпорации и компании с долей государства, естественные монополии и другие лица согласно п. 2 ст. 1 документа. По результатам конкурсов, проводимых по этому закону, заказчик и участник-победитель заключают контракт (договор).

Получается, что если вы намерены поучаствовать в госзакупках или закупках, объявляемых компаниями, которые связаны с государством, то ваши действия будут рассматриваться в свете этих двух нормативных актов. Заказчики, относящиеся к указанным выше группам, обязаны проводить закупки для своих нужд согласно этим нормативным актам. Организации, работающие по 223-ФЗ, могут дополнительно разработать свое положение о закупках – внутренний регламент, учитывающий особенности организации. Информация о конкурсах в обязательном порядке должна быть опубликована на официальном Портале закупок zakupki.gov.ru.

Портал закупок zakupki.gov.ru — официальный сайт РФ, содержащий всю информацию о конкурсах, проводимых согласно двум перечисленным ранее ФЗ. Здесь можно найти: нормативную базу, реестры планов закупок, перечни товаров (работ, услуг), которые закупаются у представителей СМСП, реестр государственных / муниципальных контрактов, реестр договоров, подписанных по результатам закупок, отчетность по ним, а также прочую информацию, которая может представлять интерес у участников госзакупок. Здесь же публикуется реестр недобросовестных поставщиков, куда попадают те, кто после заключения контракта не смог выполнить свои обязательства. При необходимости любой заказчик или другой контрагент может проверить наличие вашей компании в этом реестре с помощью функции поиска.

Информация, публикуемая на Портале закупок, доступна всем. Главной функцией сайта является возможность представителей бизнеса найти интересующие их объявленные конкурсы, также получить конкурсную документацию.

Коммерческие тендеры

Коммерческие компании, которые с государством не связаны, также объявляют тендеры на закупку товаров, работ, услуг для удовлетворения своих потребностей. Такие конкурсы регулируются Гражданским кодексом РФ и внутренними положениями конкретной компании о закупках. Зачем все это делается? Если госорганы и организации, связанные с государством, обязаны осуществлять свои закупки в виде конкурсов, то коммерческие компании в принципе могут покупать товары для своих нужд у кого хотят. Но такой подход противоречит принципам бизнеса, ведь принимать следует самое выгодное предложение.

Если компания будет самостоятельно искать подходящего исполнителя, это может занять много времени. Оптимальным вариантом в таких случаях будет объявление конкурса, размещение его в открытый доступ и сбор заявок от участников, желающих получить тот или иной контракт. Получается, что такой способ поиска исполнителя выгоден для обеих сторон: заказчик получает максимально выгодное для себя предложение, а исполнитель находит потребителя своих услуг.

Участвовать или не участвовать

Имеет ли смысл участвовать в таких закупках? В комментариях к статье, наверняка, кто-нибудь напишет, что конкурсы выигрывают те, кто должен их выиграть, что закупки объявляются под конкретного поставщика, который обязательно будет победителем. Да, не будем отрицать, такие явления имеют место быть. Да, нормативное регулирование системы закупок направлено на создание максимальной прозрачности проведения этих процедур и исключения коррупционной составляющей, но в российской действительности это работает не всегда. Но, несмотря на такие моменты, участие в закупках является одним из средств развития вашего бизнеса.

Участие в госзакупках и коммерческих тендерах – это возможность заявить о себе, найти новых заказчиков и охватить новые рынки сбыта, это возможность заключить выгодный договор и получить прибыль. Цель любого предпринимателя – заработать, а участие в конкурсах дает такую возможность. Сейчас для участия в конкурсе на ЭТП достаточно компьютера, выхода в интернет, определенных настроек рабочего места и электронно-цифровой подписи.