Расчет среднесписочной численности работников пример. Расчет среднесписочной численности работников: формула и основные нюансы. не включаемые в среднесписочную численность

Среди большинства документации, предоставляемой в налоговую службу, стоит выделить среднесписочную численность работников. Подается она ежегодно до 20 января. Вычислить ее можно с помощью простых формул, имея на руках табель учета рабочего времени и зная особенности расчета данной величины.

Определение

Среднесписочная численность – среднее число работников, задействованных на предприятии в определенный временной промежуток. Данное значение используется для некоторых операций в налогообложении, а также в статистическом анализе и учете. Рассчитывается непосредственно организацией за определенный промежуток времени, обычно – год, но в некоторых случаях – месяц или несколько месяцев, квартал.

Основной документ, на основе которого производятся все расчеты – списочная численность работающих на предприятии лиц в период времени, за который подается отчет.

Согласно действующему законодательству, ИП и руководители организаций ежегодно обязаны подавать в налоговую службу информацию о ССЧ за прошедший год. Эти данные учитываются при подтверждении льгот и применяются для проверки соблюдения законом трудового кодекса предприятием.

Методика расчета подробно изложена в приказе Росстата № 278, который был утвержден 12 ноября 2008 года.

Кто входит ССЧ?

В ССЧ предприятия входят:

• Лица, нанятые по трудовому договору, выполняющие как постоянную, так и временную работу;
• Работающие владельцы, получающие зарплату на предприятии.

Лица, не входящие в ССЧ

В ССЧ при расчетах не входят:

• Лица, работающие по совместительству или так называемые внешние совместители;
• Женщины в декретном отпуске;
• Лиц в безоплатном учебном отпуске;
• Лица, заключившие с предприятием гражданско-правовой договор на выполнение работ;
• Лица, перенаправленные на другое место работы вне данного предприятия по приказу;
• Переведенные на работу заграницу сотрудники (к примеру, в заграничный филиал предприятия);
• Адвокаты;
• Стажеры и ученики, получающие в качестве оплаты стипендию;
• Владельцы предприятия в том случае, если они не являются наемными сотрудниками и не получают на ней заработной платы;
• Написавшие заявление на расчет по собственному желанию и не являющиеся на работу сотрудники, вне зависимости от того, было подписано заявление или нет;
• Сотрудники с неполной занятостью. Исключение – данная продолжительность зафиксирована законом. К примеру, работа на «вредном» производстве.

Необходимо помнить, что сотрудники, работающие на неполную ставку, при расчетах учитываются в размере ставки (0.5, 0.75).

Ответственное лицо

Занимается составлением отчета либо непосредственно предприниматель, владелец предприятия, либо же главный бухгалтер. Затем данные вносятся в форму КНД 1110018. Отправить готовый отчет в налоговую можно как по почте, так и предоставить лично.

Формулы

При расчете учитывается количество сотрудников по списку, которое берется непосредственно из табеля. Данная цифра за определенный день приравнивается общему количеству вышедших на работу или же находящихся на больничном или в отпуске. При этом следует помнить, кто учитывается при расчетах ССЧ, а кто – нет.

Например, на предприятии работают 30 человек. На 30 июня Иванова И.И. находится в декрете, а тарифная ставка Петрова А.А. составляет 0.75. Таким образом, число сотрудников, которое будет учитываться при расчете, на 30 июня составляет 28.75.

Численность в нерабочие дни приравнивается к отображенной в последний рабочий день перед выходными или праздникам.

Например, в пятницу список предприятия был 25 человек, значит, в выходные он также равен 25.

Для составления расчетов необходимо ежемесячно рассчитывать ССЧ за месяц . Используем формулу:

ССЧм = (СЧ1+СЧ2+…+СЧпсм)/Кдм, где:

ССЧм – месячная ССЧ;

СЧ1… СЧпсм – количество сотрудников, вышедших на работу в указанный день. Стоит помнить, что не все сотрудники могут учитываться при расчетах;

Кдм – длина месяца в днях.

Например, возьмем расчет ССЧ за март. С 1 по 15 число количество работающих и вносимых в список для расчета сотрудников составляло 89 человек. 16 числа Аванцева А.П. ушла в декрет, Иванов И.И. написал заявление по собственному желанию и, несмотря на то, что руководство не подписало его, перестал выходить на работу. 18 числа на работу приняли адвоката Иванова А.И. и бухгалтера Антонова В.И. на 0.5 ставки.

Следовательно, с 1 по 15 марта на предприятии работали – 89 человек, с 16 по 18 – 87 человек, с 18 по 31 – 87.5, так как адвокат не учитывается в расчетах, а Антонова В.И. работает неполный рабочий день.

ССЧм= ((15*89) + (87*2)+(87.5*14))/31=(1335+174+1225)/31= 88,19. Округляем полученное значение до целого числа и получаем 88 человек.

Следовательно, ССЧ составляет 88 человек.

Годовая ССЧ имеет следующую формулу:

ССЧг = (ССЧ1+ССЧ2+… +ССЧ12)/12, где:

ССЧг – годовая ССЧ;

ССЧ1… ССЧ12 – ССЧ за каждый месяц;

12 – количество месяцев в году.

Например, на предприятии «Новь» ССЧ за три первых месяца составляет 156 и человек, за четыре следующих – 125 человек, за три последних – 135 человек, август – 176, сентябрь – 145.

ССЧ «Новь» за год составляет:

ССЧг= (156+156+125+125+125+156+135+135+135+176+145+125)/12=1694/12 = 141,16.

Данное число следует округлить до целого по математическим законам. Так как число после запятой меньше 5, то ССЧ за год составит 141 человек.

Особые случаи расчета

Если предприятие было открыто в середине или под конец года, то при подаче ежегодного отчета необходимо высчитать ССЧ согласно вышеописанным формулам. При этом, несмотря на дату открытия предприятия, общее количество человек, проработавших даже за один месяц, делится на 12.

Например, организация «Окна-двери» была открыта 1 декабря. Среднесписочное количество сотрудников – 144 человека. Среднесписочное за год = 144/12 = 12 человек.

Сроки подачи данных

Согласно статье 80, п.3 НК РФ данные о среднесписочном количестве работников для открытых ранее предприятий должны предоставляться до 20 января каждого года.

Недавно зарегистрированные или реорганизованные предприятия обязаны подать данные до 20 числа следующего за датой открытия или реорганизации месяца.

К примеру, предприятие “Двери и окна” открылось 28 августа, следовательно, данные они должны предоставить до 20 сентября.

Подаются данные в налоговую службу по месту регистрации организации или ИП.

Штрафы

Нарушение порядка предоставления сведений о ССЧ приводит к ответственности согласно п.1 ст. 126 НК:

• Непредставление сведений – штраф в 200 рублей;
• Несвоевременная подача сведений – штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Видео: Подготовка и отправка ССЧ в 1С

Расчет среднесписочной численности сотрудников проводится руководителем или бухгалтером предприятия на базе табеля учета рабочего времени и отправляется в налоговую службу ежегодно до 20 января.

Росстатом был издан приказ №428 от 28.10.2013 г., с утверждёнными Указаниями по заполнению форм наблюдения за статистическими данными. Таким документом необходимо руководствоваться при расчёте среднесписочной численности работников. Указания следует применять при заполнении форм и , предназначенной для Пенсионного фонда.

Средняя численность персонала – показатель, от которого будет зависеть право учреждения на получение льгот, таких как, например: возможность применения упрощенной системы налогообложения, возможность сдачи упрощенной статистической отчетности, льгот по уплате НДС и др.

В среднюю численность включают:

• среднюю списочную численность сотрудников;
• среднюю численность совместителей внешних;
• среднюю численность сотрудников, которые выполняли работу по гражданско-правовому договору.

Для подсчета средней списочной численности, сначала следует определить списочную численность работников за каждый день (календарный) отчетного периода. В ней учитывают:

• работников, которые оформлены по трудовому договору на временную, постоянную, либо сезонную работу 1 день и более;
• собственников организации, которые работают и получают в ней заработную плату.

При этом необходимо учитывать и фактически работающих сотрудников, и отсутствующих по каким-либо причинам на работе.

То есть, в списочную численность следует включать :

• сотрудников, которые пришли на работу, в том числе и не работающих в связи с простоем;
• сотрудников находящихся в , если учреждение сохраняет за ними зарплату, а также находящихся в заграничных краткосрочных командировках;
• сотрудников, не явившихся на работу по причине болезни;
• работников, не явившихся на работу, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей;
• работников, которые приняты на работу с прохождением испытательного срока и пр.

Расчет среднесписочной численности работников

Среднюю списочную численность за год определяют суммированием данного показателя за все месяцы года (отчетного) и делением получившейся суммы на 12.

Для определения численности за месяц, необходимо суммировать этот показатель за все дни месяца и делят на количество дней в месяце.

Для расчета средней списочной численности за квартал, суммируют данный показатель за все месяцы в квартале и делят на 3

При этом необходимо учитывать, что численность работников за выходной либо праздничный день считается равной численности за предыдущий рабочий день.

В случае 2-х и больше выходных либо праздничных дней подряд, численность за каждый такой день считается равной данному показателю за рабочий день, который предшествовал выходным или праздничным дням (Праздничные и выходные дни смотрите ⊗). Расчет средней списочной численности осуществляется в соответствии с ежедневным учетом численности сотрудников.

Их число за каждый день должна соответствовать сведениям , согласно которому устанавливают количество работников, которые явились и не явились на работу.

Видео-справка “Расчет среднесписочной численности персонала организации”

Видео обучение по расчету среднесписочной численности персонала работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сменно и т.д. Урок проводит преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра занятия онлайн нажмите на видео ⇓

Алгоритм расчета среднесписочной численности работников

1. Вначале находим численность сотрудников, отработавших каждый день месяца.
2. Затем определяем среднесписочную численность за месяц и за квартал
3. В завершение вычисляем численность за полгода, 9 или 12 месяцев.

Формула расчета списочной численности работников

Данный параметр рассчитывается за каждый день месяца, при этом каждый работник определяется как целая единица.

В пункте 79 Указаний приводится перечень сотрудников, учитывающихся при расчёте списочной численности. В него входят следующие работники:

1) пришедшие на работу, а также отсутствующие из-за простоя;

2) трудоустроенные на неполный рабочий день или неделю, а также принятые на полставки согласно штатному расписанию;

3) отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;

4) находившиеся в служебных командировках, в том числе и работники, побывавшие в зарубежных краткосрочных командировках;

5) отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей;

6) трудоустроенные с испытательным сроком;

7) заключившие договор с предприятием о выполнении работы в домашних условиях (надомники);

8) студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места;

9) временно оторванные от работы для направления в образовательные учреждения для приобретения новой специальности или повышения квалификации (если за ними сохранена зарплата);

10) находящиеся в учебном отпуске (если за ними частично или полностью сохранена зарплата);

11) находящиеся в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы;

12) имевшие выходной день за переработку при общем учёте рабочего времени, а также согласно графику работы предприятия;

13) находящиеся в очередных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законом и нормативными документами, в том числе работники, находившиеся в отпуске, а после него уволенные;

14) заслужившие день отдыха за выход на работу в нерабочие дни;

15) трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам;

16) находившиеся в отпусках по уходу за ребёнком, в связи с беременностью и родами, а также по причине усыновления новорождённого ребенка;

17) принимавшие участие в забастовках;

18) находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты, при этом продолжительность отпуска не имеет значения;

19) граждане других государств, работавшие в организациях на российской территории;

20) находившиеся под следствием до вынесения судебного решения;

21) внутренние совместители.

Работник, оформленный в качестве внутреннего совместителя или получающий в одной организации две, полторы, или менее одной ставки, учитывается в списочной численности как одна целая единица.

В списочную численность не включаются такие категории работников , как:

1) внешние совместители;

2) работавшие по гражданско-правовым договорам;

3) сотрудники, оторванные от работы с целью их направления предприятием на обучение в образовательные учреждения и получающие стипендию, выплачиваемую из средств этого предприятия; работники, с которыми был заключён специальный договор на профессиональное обучение с выплатой им стипендии во время учёбы;

4) привлечённые для работы в соответствии с договорами, заключёнными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы;

5) переведённые на работу в другую компанию без сохранения зарплаты, а также лица, направленные на работу за рубеж;

6) адвокаты;

7) члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием;

8) подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу без предупреждения руководства либо до истечения срока предупреждения. Данная категория работников исключается из списочной численности с первого же дня невыхода на работу;

9) собственники предприятия, не получающие зарплату;

10) военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей.

Списочная численность работников за нерабочий день равна их количеству за предыдущий рабочий день.

Расчет среднесписочной численности работников за месяц

При выполнении такого расчёта нужно исключить из списочной численности следующих сотрудников:

• женщин, которые были в отпусках из-за беременности и родов;
• лиц, находившихся в отпусках по причине усыновления новорождённого из родильного дома;
• работников, находившихся в отпуске по уходу за малолетним ребёнком;
• лиц, обучавшихся в образовательных учреждениях или сдававших вступительные экзамены с предоставлением дополнительного отпуска без сохранения зарплаты;

Работники, которые не были включены в списочный состав и привлекались для работы по особым договорам с государственными учреждениями на предоставление дополнительной рабочей силы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы.

Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время

Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.

Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:

1. Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
2. После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.

Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.

1. Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
   24 часа - на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
   36 часов - на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
   40 часов - на 6,67 ч или на 8 ч соответственно.
2. После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).

При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каж­дый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.

Пример определения среднесписочной численности сотрудников

Рассмотрим, как производится расчёт для сотрудников, работавших полный рабочий день (при 5-дневной рабочей неделе) за отчётный месяц сентябрь 2014 г.

Числа месяца	Списочная численность работников	Работники, исключаемые из списочной численности	Работники, попавшие в среднесписочную численность
1	400	1	399
2	401	1	400
3	401	1	400
4	403	1	402
5	403	1	402
6	405	2	403
7	405	2	403
8	405	2	403
9	405	2	403
10	404	2	402
11	404	2	402
12	404	2	402
13	404	2	402
14	404	2	402
15	404	2	402
16	405	2	403
17	405	3	402
18	405	3	402
19	405	3	402
20	405	3	402
21	406	3	403
22	407	3	404
23	406	3	403
24	406	3	403
25	406	3	403
26	407	3	404
27	407	3	404
28	407	3	404
29	407	3	404
30	407	3	404

Итого: 12074

Общее количество работников списочного состава за весь календарный месяц, которые попадают в среднесписочную численность, составляет 12074, число дней в месяце - 30. В данном случае численность сотрудников за сентябрь составила 402 человека (12074: 30).

Пример расчета при неполной рабочей неделе

Расчет среднесписочной численности работников за квартал

Среднесписочная численность сотрудников за один квартал вычисляется следующим образом: складывается среднесписочная численность работников за все квартальные месяцы, а затем результат делится на 3 месяца.

Расчет за 6, 9 или 12 месяцев

Среднесписочное количество работников за какой-либо определённый период времени вычисляется так: складывается среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и результат делится на соответствующее число месяцев.

Если предприятие функционировало неполный год, то для определения среднесписочной численности сотрудников за год нужно сложить численность работников за все месяцы работы предприятия и результат поделить на 12.

Примеры расчета среднесписочной численности работников

Пример расчета среднесписочной численности работников № 1

Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек. В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников. В период с 11 по 25 января - 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа – одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17- был уволен один работник. Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней: 31 день). Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период.

Пример расчета среднесписочной численности работников №2

Звонок в один клик

Расчет средней списочной численности ООО «Омега», за период: январь-апрель 2014 года.Допустим, что средняя списочная численность за февраль составила 339,52 человека; за март – 338,64 человека; за апрель – 340,92 человека. В январе такой показатель был – 340,74 человека.Средняя списочная численность за данный период составляет 340 человек ((340,74+339,52+338,64+340,92):4).

Правила и нормы для расчёта среднесписочной численности работников в 2018 году регламентируются и задаются Приказом Росстата от 28/01/2013 № 428, а также Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих от 17/09/1987 № 17-10-0370.

Скачать форму сведений о среднесписочной численности в Excel или PDF

Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:

• Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
• Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
• Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
• Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
• Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);

От показателя среднесписочной численности зависят:

• Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
• И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);

Информация о среднесписочной численности персонала должна готовиться фирмой независимо от того, есть ли в штате компании сотрудники, ведёт ли компания активную операционную деятельность. В случае отсутствия персонала в штате фирмы, в соответствующем поле бланка отчётной формы необходимо поставить цифру ноль. Среднесписочная численность рассчитывается как для давно работающего предприятия, так и для только что созданного (до двадцатого числа месяца, который идёт за месяцем учреждения фирмы) и для закрывающегося предприятия (сведения должны готовиться не за месяц, а на конкретную дату ликвидации общества).

Кто входит в расчёт среднесписочной численности

Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:

• Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
• Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
• Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
• Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
• Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;

В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).

Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:

• Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
• Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
• Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
• Выполняющие работы по авторским договорам;
• ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
• Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
• Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
• Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
• Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
• Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
• Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);

Особым образом учитываются в среднесписочной численности сотрудники с продолжительностью рабочего времени менее нормальной (нормальная - сорок час. в неделю). Их численность должна учитываться в прямой пропорции к отработанному времени. Например, сотрудник, которому была установлена 20-ти часовая рабочая неделя («полставки»), должен учитываться в списочной численности как 0,5 штатной единицы.

Важно, что к данной категории не относятся сотрудники с сокращённым рабочим временем. ТК РФ устанавливает сокращённое рабочее время для инвалидов, работников в возрасте до восемнадцати лет а также, в отдельных случаях, работников, совмещающих работу с обучением.

В случаях перевода персонала на неполное рабочее время по инициативе компании (например, снизился объем производства и все работают 4 дня в неделю по 8 часов вместо обычных 5-ти), работники должны учитываться в среднесписочной численности по стандартным правилам – ка целые штатные единицы.

База для расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:

• Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
• Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
• Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
• Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
• Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
• Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
• Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;

Проще говоря, в списочную численность включаются все работники компании, вне зависимости от их явки или неявки на работу в учитываемую дату.

Формула расчёта среднесписочной численности за месяц

Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.

К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.

Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.

Как посчитать списочную численность в нерабочий или выходной день? Списочная численность выходного дня равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Если подряд идёт несколько выходных дней, списочная численность каждого из них равна последнему предшествующему рабочему дню.

В целях подсчёта среднесписочной численности работников с неполной занятостью , внешних совместителей и работников по договорам ГПХ, необходимо сделать перерасчёт на полную занятость. Прежде всего для этого требуется определить отработанное ими количество человекодней.

Количество отработанных человекодней равняется сумме отработанных человекочасов, делённой на установленную конкретному работнику продолжительность рабочего дня. Иными словами, для работников с разной продолжительностью рабочего дня расчёт надо проводить отдельно. Основные варианты неполной продолжительности рабочего дня:

• При 36ти часовой пятидневке – 7,2 часа;
• При 36ти часовой шестидневке – 6 часов;
• При 24часовой пятидневке – 4,7 часа;
• При 24часовой шестидневке – 4 часа;

При этом, если сотрудник в рабочий день болел, был в отпуске или прогуливал работу, эти дни включаются в расчёт отработанных человеко-часов по количеству отработанных часов предшествующего рабочего дня.

После расчета общего количества отработанных человекодней необходимо вычисляется среднесписочная численность в пересчёте на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человекодней делится на количество рабочих дней в месяце.

Формула расчета среднесписочной численности работников с неполной занятостью:

Существует еще один, возможно более простой, метод расчета среднесписочной численности работников с неполным рабочим днем. Для этого надо поделить продолжительность неполного рабочего времени на нормальную (8 часов). Например, если сотрудник работает 4,7 часа в день, но он учитывается за каждый рабочий день как 0,5875 штатной единицы. Затем полученное значение необходимо умножить на количества отработанных сотрудником дней за месяц. Далее, считается сумма полученных значений по всем работникам с неполным рабочим днем, и эта сумма делится на число рабочих дней по календарю.

В окончательном расчёте среднесписочной численности по предприятию в целом итоговые значения по всем категориям работников суммируются и округляются до целого числа по общим правилам округления: если после запятой получается цифра 5 или больше, то число округляется вверх.

Пример расчёта среднесписочной численности за месяц

Рассмотрим пример расчёта среднесписочной численности в организации на примере февраля 2016 года. Например, на первое февраля в компании фактически числилось 50 сотрудников. 10 февраля на работу было принято ещё 10 сотрудников. А 25 февраля 5 человек уволилось. Рассчитаем показатель среднесписочной численности для этой организации:

ССЧ = (9*50+16*60+3*55) / 28 = 56,25 ~ 56 человек

Онлайн калькулятор расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность должна рассчитываться автоматически в системах кадрового учёта и расчёта заработной платы (например, в 1С). Также расчёт среднесписочной численности в 2017 году вы можете провести с помощью нашего онлайн – калькулятора. Для расчёта на месяц необходимо ввести данные о списочной численности на каждую дату месяца в соответствующие ячейки таблицы. Оранжевым цветом выделены выходные дни (Внимание, выходные дни соответствуют календарю 2015 года! Для расчета среднесписочной численности на 2016 год нужно отредактировать формулы в ячейках в соответствии с графиком выходных и рабочих дней).

Формула расчёта среднесписочной численности за квартал, год

Среднесписочная численность работников организации за квартал равна сумме среднесписочной численности за каждый месяц квартала, делённой на три.

Формула расчёта среднесписочной численности с начала года

Для отдельных видов отчётности иногда требуется рассчитать численность с начала года, например за 5 месяцев. Формула расчёта среднесписочной численности в этом случае аналогична квартальной. Сумма среднесписочной численности каждого месяца отчётного периода делится на количество месяцев отчётного периода.

Предоставление сведений о среднесписочной численности

ИП предоставляют данные о среднесписочной численности по месту регистрации. ООО подают сведения по месту расположения своего офиса. Существует три способа предоставления сведения – лично в ФНС, по почте или электронно по телекоммуникационным каналам связи.

Сроки предоставления справки о среднесписочной численности – до двадцатого января. Для только что учрежденных предприятий – до двадцатого числа месяца, следующего за датой учреждения фирмы.

Штраф за непредставление справки о среднесписочной численности составляет 200 рублей.

Численность в отраслях экономики страны представляет совокупность работников на предприятиях, в организациях, учреждениях, семейных производствах, кооперативах. При суммировании данных по предприятиям важно не допустить повторного счета в определении численности, так как многие являются работниками двух и более предприятий.

Прием и выбытие работников оформляются приказом руководителя. На предприятии также должны быть известны данные о численности работников на каждый день (моментный показатель).

В состав общей численности работников предприятия входят:

• Списочный состав
• Совместители (внешних и внутренних)
• Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, трудовое соглашение)

Списочный состав

В списочный состав включаются все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу. При этом производится запись в трудовой книжке работника. Каждый может быть в списочном составе только на одном предприятии . В списочный состав включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.). Для расчета занятых используется списочная численность работников (состоит в списке предприятия, следовательно, не является безработным).

Совместители

К совместителям внешним относятся лица, которые, как правило, состоят в списочном составе другого предприятия, а на данном предприятии по совместительству выполняют работу в соответствии с трудовым законодательством в совокупности не более чем на 0,5 ставки (продолжительность рабочего дня не более 4 часов). Внутренние совместители на этом же предприятии выполняют в свободное от основной работы время оплачиваемую работу. В средней численности внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени.

Лица, работающие по договорам

Лица, работающие по договорам, могут выполнять работу на нескольких предприятиях в отчетном периоде. На весь срок договора они учитываются как полные работники.

В приказе руководителя о приеме на работу определено, к какой группе относится принятый на работу. Понятно, что совместители и лица, работающие по договорам, не должны учитываться при расчете численности занятых, это был бы повторный счет. Поэтому на предприятии исчисляют среднесписочную численность работников и всех работников, включая совместителей и работающих по договорам.

Расчет среднесписочной численности работников

Формула среднесписочной численности

За месяц среднесписочная численность работников исчисляется на базе данных о численности за каждый календарный день по формуле:

За выходные и праздничные дни берется численность предвыходного и предпраздничного дня.

Поскольку за каждый день списочное число равно сумме явившихся на работу и не явившихся по всем причинам, то такой же результат получим по формуле.

То есть формулы эквивалентны.

В числителе обеих формул — это работников (человеко-дни).

Задача 1

На предприятии в списочном составе на 1 января было 205 чел., с 6 января принято на работу 15 чел., с 16 января уволено 5 чел. и с 29 января принято 10 чел. Вычислим среднесписочную численность работников за январь:

Численность работников в течение месяца была разной, колебалась от 205 до 225 чел., а в пересчете на полных работников (состоящих в списке с 1 по 31 января) на данном предприятии было занято 216 чел.

Задача 2

За более длительные периоды времени среднесписочная численность исчисляется на базе средних месячных показателей по формуле средней арифметической простой. Продолжим пример. Допустим, что на данном предприятии среднесписочная численность работников составляла:

• февраль — 223;
• март — 218;
• апрель — 234;
• май — 228;
• июнь — 226 чел.

Решение

Вычислим среднесписочную численность работников за I квартал, II квартал и первое полугодие:

За первое полугодие среднесписочную численность работников можно исчислить двумя способами: на базе месячных данных и на базе средних квартальных данных:

Аналогично исчисляют показатели среднесписочной численности работников за 9 месяцев, за год.

Задача 3

Если предприятие работало не полный отчетный период, то среднесписочная численность работников исчисляется следующим образом.

Предприятие зарегистрировано 25 ноября. Численность работников на 25 ноября — 150 чел., 29 ноября принято 12 чел. и в ноябре не было больше движения рабочей силы. За декабрь примем условно среднесписочную численность работников равной 168 чел. Надо вычислить среднесписочную численность работников по предприятию за ноябрь, IV квартал и за год:

Следовательно, на предприятии, которое работало немногим более одного месяца, в пересчете на годовых работников было занято 17 чел. Эти работники остальное время года могли быть в списочном составе других предприятий, и там они при расчете среднегодовой численности занятых будут учтены как часть единицы пропорционально времени работы на каждом предприятии. При суммировании данных по предприятиям, сколько бы работ не поменял работник в течение года, в числе занятых он будет учтен как единица (1 человек) при условии, если работал в течение всего года. Если же работник работал в году, допустим, всего 4 месяца, то в числе занятых он будет учтен как 4/12, а не 1 человек.

Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.

Определяем показатель за день

Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.

Обратите внимание

200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.

Численность за месяц

Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

В организации в списочном составе на 1 июня 2016 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2016 года.

250 чел. + 10 чел. = 260 чел.

С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:

260 чел. – 5 чел. = 255 чел.

Последние 5 дней месяца работали:

255 чел. + 10 чел. = 265 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.

Частичная занятость

После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

В организации два сотрудника по соглашению с работодателем трудятся неполное рабочее время – по 6 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре 22 рабочих дня. Один сотрудник отработал все рабочее время; второй полностью отработал 1 и 2 сентября, 5 сентября отработал 5 часов, а с 6 по 30 сентября был в отпуске.

Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за сентябрь, составит 244 часа (6 ч./дн. × 22 дн. + 6 ч./дн. × 2 дн. + 5 ч./дн. × 20 дн.).

В организации установлены восьмичасовой день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками, составляет 244 часа. Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,39 чел. (244 ч. / (8 ч. × 22 дн.)).

Общая численность

После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:

При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

График работы организации – 5 дней в неделю по 8 часов в день.

По состоянию на 1 июня 2016 года в компании по трудовым договорам работают 34 человека, из которых: 30 человек – на условиях полного рабочего времени, двое – по внешнему совместительству, еще двое – по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день.

В июне 2016 года количество часов, отработанных этими работниками, составит 210 часов.

Ни один из сотрудников организации в рассматриваемый период не находился в отпуске по уходу за ребенком или в неоплачиваемом учебном отпуске.

В июне 2016 года 21 рабочий день.

Списочная численность полностью занятых работников составляет: за 1 – 19 число и за 23 – 30 июня (27 дней) – 30 человек; за 20 – 22 июня (3 дня) – 29 человек.

Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 29,9 человек ((27 дн. × 30 чел. + 3 дн. × 29 чел.) / 30 дн.).

Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,25 человек (210 ч. / (8 ч. × 21 дн.)).

Среднесписочная численность всех работников за июнь 2016 года с учетом округления составит 31 человек (29,9 + 1,25).

Определяем показатель за период

Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):

Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.

Среднесписочная численность всех работников организации составила:

– за январь – 70 человек;

– за февраль – 75 человек;

– за март – 75 человек;

– за апрель – 80 человек;

– за май – 80 человек;

– за июнь – 85 человек;

– за июль – 90 человек;

– за август – 95 человек;

– за сентябрь – 100 человек;

– за октябрь – 105 человек;

– за ноябрь – 100 человек;

– за декабрь – 100 человек.

Среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 88 человек ((70 чел.+ 75 чел. + 75 чел. + 80 чел. + 80 чел. + 85 чел. + 90 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 105 чел. + 100 чел. + 100 чел.) / 12).