Сроки изменения штатного расписания. Приказ об изменении штатного расписания и его примеры

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

• появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
• изменили название должности, переименовали отдел;
• изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
• ликвидируют отделы и вакантные позиции;
• проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

• в шапке документа указывают наименование предприятия;
• ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
• слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
• указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
• указывают предложения по решению описанных вопросов;
• закрепляют ответственных за исполнение приказа;
• при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
• подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются , поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Работник согласен	Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится .
Работник не согласен	Работодатель предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается .

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
2. Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

• при введении новой должности или нового структурного подразделения;
• при изменении их наименования;
• при изменении оклада или тарифной ставки;
• при ликвидации вакантных позиций и отделов;
• при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Результаты поиска по запросу "приказ об оптимизации штатной численности в рк":

1. Распоряжение совета министров республики крым.

Приказ об изменении штатного расписания

1.2. Провести оптимизацию структуры и штатной численности подведомственных учреждений, организаций при условии: 1.2.1 сохранения…

Образец приказа о сокращении численности и штата работников организации в 2017 году

Отличия от приказа об увольнении работника. В процессе сокращения численности или штата издается два приказа

О том, как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания, читайте в нашей статье.

Приказ о сокращении численности и штата: образец при устранении должности работников или штатной единицы в расписании организации

Составляем приказ о сокращении численности и штата работников организации: образцы при устранении должности сотрудника и одной штатной

ВНИМАНИЕ. На практике руководители совмещают оптимизацию численности и штата, они не являются взаимоисключающими.

M oyaFirma.com

Об утверждении лимитов штатной численности министерств и иных центральных исполнительных органов с учетом численности их территориальных органов и подведомственных им государственных учреждений — ИПС "Әділет"

Лимиты штатной численности в редакции постановления Правительства РК от 10.09.2014 № 973 (порядок введения в действие см. п. 2); с изменениями, внесенными постановлениями Правительства РК от 09.10.2014 № 1081; от 09.12.2014 № 1285…

Образец приказ о сокращении численности и штата 2017 | Скачать форму, бланк

решение собственников компании об оптимизации численности предприятия и уменьшении издержек на персонал

Данный нормативный документ издает при необходимости внесения изменений в штатное

Там же можно скачать пример приказа о сокращении численности.

УТВЕРЖДЕНА | ИНФОРМАЦИЯ о проведении мероприятий по оптимизации сети казенных, бюджетных муниципальных учреждений муниципального образования Красноперекопский район Республики Крым и упорядочению штатной численности работников данных учреждений по состоянию на _ по

Во исполнение распоряжения Совета министров Республики Крым от 21.06.2016 №632 «Об оптимизации в бюджетной сфере» и с целью оптимизации структуры и штатной численности работников казенных…

Krpero.rk.gov.ru

О мерах по оптимизации штатной численности органов, содержащихся за счет государственного бюджета и сметы (бюджета) Национального Банка Республики Казахстан — ИПС "Әділет"

В целях дальнейшего совершенствования системы государственного управления в Республике Казахстан ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Сократить с 1 ноября 2010 года на 15 процентов лимиты штатной численности органов Республики Казахстан…

Образец приказа о сокращении штата и численности работников в связи с оптимизацией

текст приказа, отражающий мотивы и причины сокращения штата или численности

Образец приказа о сокращении должности в штатном расписании в обязательном порядке должен содержать приведенные данные.

Vashbiznesplan.ru

Практическая реализация «ЭФФЕКТИВНОГО

Приказа Минтруда России от 26.04.2013 N 167н "Об утверждении рекомендаций по.

федерального статистического наблюдения численности и оплаты труда отдельных

Шаг №1 (первый) Оптимизация штатных расписаний. и структурные преобразования.

Mzdrav.rk.gov.ru

ПОСТАНОВЛЕНИЕ | Об утверждении плана мероприятий по оптимизации сети и штатной численности

администрации города Саки Республики КПрыовмести оптимизацию структуры и штатной численности подведомственных учреждений, организаций при условии: — сохранения объема и качества предоставляемых ими услуг и сокращения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Основания для внесения изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатное расписание.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:

— исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;

— ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;

— сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;

— изменение окладов;

— переименование подразделений и должностей и др.

Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:

— изданием приказа о соответствующем изменении;

— утверждением нового штатного расписания.

Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата или численности закон также не обязывает работодателя вводить именно новое штатное расписание, т.е. он вправе вносить приказом изменения в уже действующее. Таким образом, работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.

Сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Часть 1 ст. 8 Закона г. Москвы от 01.10.2008 N 46 "О занятости населения в городе Москве" содержит аналогичную норму. Работодатель предоставляет информацию о потребности в работниках (наличии вакантных рабочих мест, должностей) в соответствии с порядком, утвержденным Постановлением Правительства Москвы от 23.06.2009 N 579-ПП.

1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями

При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа — 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.

Приведенная ниже схема содержит информацию о способах внесения изменений в штатное расписание путем добавления в него новых должностей (штатных единиц) или структурных подразделений, а также об основных этапах, которые необходимо при этом выполнить.

Способы дополнения штатного расписания

Унифицированная форма

не предусмотрена.

В проекте следует указать:

— дату, с которой вносятся

изменения;

I. Составление нового II. Внесение изменений — наименования новых

штатного расписания в действующее штатное расписание структурных подразделений,

должностей;

— количество новых штатных

— размер оклада (доплат,

Подробнее об этом Составление проекта приказа надбавок).

этапе см. "Составление Изменения могут вводиться

штатного расписания" с даты издания приказа об

настоящего материала утверждении штатного

расписания или позже.

Подписание приказа Приказ подписывает

руководитель организации

или лицо, уполномоченное

на утверждение (изменение)

Приказ регистрируется

Регистрация приказа в журнале (на бумажном

носителе или в электронном

виде). Унифицированная

форма журнала

не предусмотрена.

Хранение приказа Изменения к штатному

расписанию хранятся

постоянно

2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений

Исключение из штатного расписания вакантных должностей проводится на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомление работников о сокращении численности или штата также не требуется, так как данные должности работниками не заняты.

Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников о предстоящем высвобождении, поскольку вывод вакантных должностей без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен судом как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.

3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата

Право принять решение о сокращении штата или численности предоставлено работодателю. Главное условие проведения таких мероприятий — соблюдение норм ч. 3 ст.

Как оформить изменение оклада сотрудника

81, ст. ст. 82 и 180 ТК РФ, т.е. письменное уведомление работников, участие выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии) и предложение вакансий работникам, подлежащим увольнению.

3.1. Порядок внесения изменений в штатное расписание при сокращении штата или численности

Решение о сокращении штата или численности работников принимается работодателем самостоятельно и бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации или у индивидуального предпринимателя или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе.

После принятия решения о сокращении штата или численности работников работодатель в отношении штатного расписания должен предпринять следующие действия:

1. Издать приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 11.01.2010, а изменения должны вводиться в действие не ранее 12.03.2010).

2. Издать приказ, распоряжение или иной распорядительный документ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.

3. Подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

4. Изменение окладов в штатном расписании

Если работодатель намерен изменить размеры окладов, то он обязан провести мероприятия по уведомлению об этом работников и внесению изменений в трудовые договоры, а при отказе работников от работы в новых условиях расторгнуть с ними трудовые отношения по основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РФ.

После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

5. Переименование должностей и подразделений

Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ.

В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Можно ли оставлять в штатном расписании вакантные должности?

– Да, можно.

Как часто нужно вносить изменения в штатное расписание?

– В любое время, когда в этом есть необходимость.

Можно ли указывать в штатном расписании должности на иностранном языке?

– Нет, нельзя.

Штатное расписание – это удобный инструмент для работодателя. В соответствии с этим документом производят прием на работу и переводы, изменяют оклады и должности, сокращают штат. Когда надо корректировать штатное расписание? Как правильно это делать? Надо ли знакомить сотрудников с изменениями в этом документе?

Составляем штатное расписание

В штатном расписании перечисляются подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц по ним, размеры должностных окладов и возможных надбавок. Можно не указывать период действия штатного расписания и применять его на протяжении всей деятельности компании до внесения в него изменений и дополнений.

При разработке штатного расписания можно воспользоваться унифицированной формой № Т-3 , утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 или утвердить в организации другую форму, которая будет содержать все необходимые сведения для ведения учета кадров (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Особый порядок предусмотрен для организаций государственного сектора – для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Штатное расписание – документ обезличенный . В нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Чтобы зафиксировать, кто именно из сотрудников какие должности занимает, а также отмечать вакансии, периоды длительного отсутствия на работе и временное замещение, составляют штатную расстановку . Для этого удобно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графы «Фамилия и инициалы», «Сведения о работнике».

Как указывать должности в штатном расписании

В штатном расписании отражаются все имеющиеся в организации должности, в том числе и вакантные.

Если работа не связана с вредными или тяжелыми условиями труда, работодатель может самостоятельно формулировать название должности (ст. 57 ТК РФ). При этом закон не запрещает использовать общепринятые сокращения «Оператор ПК», «Начальник отдела веб-разработок». Однако лучше указывать полные названия должностей, чтобы избежать риска разночтения в их трактовке, поскольку установленного перечня сокращенных наименований не существует. Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям . Введите различия в названия и должностные обязанности по ним.

Внимание!

Филиалы не являются работодателями, поэтому составлять для них отдельное штатное расписание нельзя (п. 3 ст. 55 ГК РФ)

Специфика работы многих организаций связана с сезонным привлечением работников. В случае если с дополнительными сотрудниками заключаются срочные трудовые договоры, это можно отразить в штатном расписании. Для этого издайте приказ, которым увеличьте количество единиц по соответствующим должностям, отметив период, на который они вводятся (ст. 15 , 16 , 57 ТК РФ). Для учета срока штатное расписание можно дополнить графой «Период работы» или отразить эту информацию в графе «Примечание».

Кадровые изменения, которые надо отразить в штатном расписании

Вид изменений	Письменное уведомление работников
Вводим новые должности, структурные подразделения	Не требуется
Изменяем оклады, систему оплаты труда	Необходимо
Переименовываем должности	Необходимо
Переименовываем структурные подразделения	Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре
Переводим работника в другой отдел
Переводим работника на другую должность	Необходимо
Проводим сокращение штата	Необходимо
Упраздняем вакантные должности	Не требуется

Как внести изменения в штатное расписание

По решению работодателя могут изменяться структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и др. Эти события влияют на штатное расписание организации. Изменения оформляют одним из следующих способов:
– приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом планируемые изменения перечисляют в тексте самого приказа;
– приказом об утверждении нового штатного расписания .

Вариант обновления документа работодатели выбирают сами. Если корректировки небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом, когда же в организации планируются масштабные кадровые изменения – утверждать новое расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают причины корректировок и их суть, дату введения в действие, которая может не совпадать с датой издания приказа.

Пример

Генеральный директор ООО «Аристотель» Мария В. в связи с увеличением количества оказываемых услуг и оптимизацией штатного расписания приняла решение:
– ввести в штатное расписание должность «водитель-экспедитор»;
– переименовать «отдел по соблюдению норм охраны труда» в «отдел охраны труда», а должность «начальника отдела по соблюдению норм охраны труда» в «начальника отдела охраны труда». После чего 24 апреля 2013 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 6 мая 2013 года.

Чтобы дополнить штатное расписание новыми должностями или структурными подразделениями, нужно разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации.

При сокращении должностей надо учесть, что по закону работники должны быть предупреждены об этом, как правило, за два месяца (ч. вторая ст. 180 ТК РФ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа.

Исправляем ошибку

Ошибка	Как правильно
Работодатель установил в штатном расписании несколько должностей на иностранном языке: web-разработчик, IT-специалист, PR-менеджер.	Кадровое делопроизводство нужно вести на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).
Что будет, если…
Если работодатель на основе штатного расписания будет вносить в трудовые книжки сотрудников наименования должностей на иностранном языке, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового права в виде штрафа до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала

Галина Дугина - юрист, кандидат педагогических наук, эксперт журнала «Кадровое дело»

Работодатель сам решает, на какой период составлять штатное расписание. Как правило, оно оформляется на один год, а затем утверждается новое. Штатное расписание может быть и бессрочным – действовать на протяжении всей деятельности компании.

Екатерина Аракчеева - директор ГБУ Московского городского правового Центра «Защита» (Москва)

В связи с необходимостью переименования структурных подразделений или должностей, изменения окладов, сокращения численности или штата работников вносятся изменения в действующее штатное расписание или принимается новое по форме, удобной работодателю. Внесенные изменения и новое штатное расписание утверждаются приказом руководителя.

Надежда Сенаторова - начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва)

Даты утверждения и введения в действие нового штатного расписания могут не совпадать. Например, при проведении крупных кадровых перестановок. В этой ситуации отделу кадров может быть предоставлен временной промежуток для оформления всех необходимых бумаг по ротации персонала. Документы должны быть подготовлены к дате введения в действие нового штатного расписания.