Практически все те, кто работает с текстами, неважно, в каком именно офисном редакторе они набираются, сталкиваются с понятием форматирования. Что представляют собой действия, относящиеся к форматированию текста, большинство пользователей в общих чертах понимает. Однако для полного изучения этого вопроса необходимо выделить основные моменты, связанные с самим термином.

Что такое форматирование текста в общем понимании

Для начала остановимся на самом понимании терминологии. В общем случае редактирование и форматирование текста представляют собой процессы, связанные с тем, как набранный в текстовом или другом будет выглядеть в конечном итоге.

То есть полностью готовый документ должен быть удобочитаемым. Это - самое главное, если не говорить о грамотности. Многие могут возразить насчет того, что любой текст можно просто прочитать, и никаких проблем. На это можно возразить самым простым примером. Посмотрите на оформление текста в любой книге, газете или журнале. Он может быть разбит на колонки, имеет выравнивание по краям, при печати используется определенный шрифт и т. д. Так что такое форматирование текста? Правильно! Оформление текста таким образом, чтобы читать текст было именно удобно. А ведь зачастую именно от этого зависит и восприятие основной смысловой нагрузки, когда разум занят не перескакиванием с места на место, а сосредоточен на том, что именно написано.

Форматирование текста в Word: основные элементы

Теперь непосредственно об основном вопросе. Понимание того, что такое форматирование текста, лучше всего рассматривать на основе одного из самых популярных текстовых редакторов Word, который в обязательном порядке входит во все выпускаемые версии программного пакета MS Office.

К основным элементам, не считая, так сказать, "украшательств", можно отнести следующие:

• формат шрифта (используемый шрифт, его тип, размер, цвет, выделение и т. д.);
• формат оглавления, списки);
• выравнивание текста;
• положение текста на странице и т. д.

В этом отношении является весьма мощной программой, которая позволяет форматировать любой текст и с применением шаблонных настроек, и при задании пользовательских параметров. Но, если посмотреть несколько шире, форматирование возможно производить не только в Word, но и даже в табличных программах вроде Excel или принято называть условным форматированием).

Формат шрифта

Итак, рассматривая форматирование текста в Word, для начала зададимся самым простым вопросом: на что читатель обращает внимание в первую очередь? Конечно же, на шрифт и его размер.

Согласитесь, что читать статью, написанную с применением шрифта Times New Roman, многим намного удобнее, чем если бы она была набрана каким-нибудь готическим шрифтом или оформленным в старорусском стиле. Разобрать буквы бывает достаточно сложно, а это отвлекает от основного содержания.

Второй момент относится к тому, что текстовый редактор Word позволяет изменять размер применяемого шрифта. Тут тоже есть свои подводные камни. Попробуйте прочитать текст со шрифтом, у которого значение размера установлено на 5. У многих это вызовет трудности. Именно поэтому неким единым стандартом принято использование 12-го или 14-го размера. Заметьте, что и большинство официальных документов или даже дипломных работ в вузах рекомендуется набирать именно с применением таких параметров.

Отдельно стоит выделить применение курсива или жирного шрифта. В основном такие приемы используются для подчеркивания каких-то главных тезисов в основном тексте, на которые при чтении нужно обратить первостепенное внимание.

Формат абзаца

Говоря о том, что такое форматирование текста, нельзя не отметить и формат абзаца или применяемые отступы, которые можно разделить на две основные категории - горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальный отступ используется именно для выделения абзаца (красной строки) и устанавливается на основе табулятора (клавиша Tab). Значение отступа по умолчанию можно элементарно поменять в настройках самого редактора. Отступы для списков (тоже по умолчанию) устанавливаются автоматически, что тоже можно изменить.

Самым простым методом считается включение отображения линейки, на которой сверху имеется значок в виде двух треугольников с вершинами вверх и вниз. Меняя их положение, можно добиться полного изменения положения и отступа, и основного текста.

Еще один тип - междустрочные интервалы. Как правило, для тех же дипломных работ используется полуторный интервал, а для обычных текстов - стандартный одинарный. Поменять параметры, например, в версии редактора Word 2016 можно через меню дизайна с выбором кнопки интервала между абзацами, после чего можно будет использовать раздел управления стилями с ручной настройкой.

Параметры страницы

Еще один немаловажный факт, который поможет в полной мере понять, что такое форматирование текста, - положение текста на странице.

Несмотря на то что сам редактор изначально имеет предустановленные параметры отступов, их можно менять. Так, например, возвращаясь к тем же дипломным работам, обычно рекомендуется выставлять по 2 см сверху и снизу, 1,5 см справа и 3 см слева. Выравнивание текста - по ширине.

Но все зависит только от того, к какой именно области относится текстовый документ. В печатных изданиях нередко используется уменьшение отступов с разбиением текста на колонки, не говоря уже о вставке графики, положение которой тоже можно изменить не только в плане положения на странице, но и за счет установки параметров обтекания текстом.

Автоматизация форматирования

Наконец, рассмотрим автоматическое форматирование текста. Применение автоматизации всех вышеописанных процессов можно производить либо с применением встроенных в Word шаблонов с изначальным их выбором при создании документа, либо с копированием формата выделенного текста, заданного самим пользователем.

В первом случае все просто (тут даже самый неподготовленный пользователь сможет выбрать стандартный шаблон). Во втором - необходимо просто выделить нужный фрагмент и в главном меню использовать кнопку «Формат по образцу», после чего к дальнейшему тексту будут применены все параметры выделенного фрагмента.

Условное форматирование в Excel

Многие не знают, что и в Excel можно производить изменение положения текста или данных в одной, отдельно взятой ячейке, или во всех ячейках на листе или в книге. Это - так называемое условное форматирование.

Иными словами, применяя такую функцию в Excel, можно производить точно такие же манипуляции с текстом или данными, как и в Word. Как правило, это целесообразно использовать в процессе экспресс-анализа, когда в таблице встречаются похожие или часто повторяющиеся данные или, наоборот, - уникальный текст.

Заключение

Конечно же, это далеко не все, что можно отнести к форматированию. Здесь не рассматривались вопросы, связанные с визуальным оформлением, вроде изменения цвета текста, заливок текста и страниц, изменения размеров страниц и т. д. Но в основе своей форматирование как раз и состоит из тех основных элементов, которые и были представлены выше.

| Планирование уроков на учебный год | Автоматизация редактирования

Урок 25
Автоматизация редактирования

Изучив эту тему, вы узнаете:

Чем отличаются операции редактирования и форматирования документа;
- какие инструменты автоматизированной обработки текстовых документ предлагает среда Word;
- возможности среды Word по автоматизации операций редактирования документа.

Редактирование и форматирование документа

Все действия, которые выполняет пользователь над документом, можно разделить на две большие группы: редактирование и форматирование.

Редактирование - это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия:

♦ набор текста;
♦ исправление опечаток;
♦ копирование, перестановка, удаление частей текста;
♦ вставка рисунков, таблиц и других информационных объектов.

Форматирование - это изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью повышения их удобочитаемости.

К операциям форматирования относятся различные способы выделения текста, а именно:

♦ изменение свойств символов;
♦ изменение свойств абзацев;
♦ оформление заголовков и подзаголовков;
♦ преобразование текста в список;
♦ преобразование текста в табличный вид;
♦ вставка колонтитулов, номеров страниц и пр.

При работе над текстовым документом пользователю приходится выполнять вручную очень много работы. Пожалуй, самой длительной ручной работой при редактировании документа является набор текста. Автору не всегда с первого раза нравится содержание текста. Текст обязательно приходится многократно перечитывать, как для того, чтобы исправить слова, предложения, так и для того, чтобы выявить непременно вкравшиеся опечатки. Таким образом, качество содержания документа целиком зависит от его создателя - пользователя текстового редактора.

При форматировании документа пользователь сначала решает, какие части текста и как он будет выделять, а затем вновь перечитывает текст, но уже для того, чтобы его оформить. Очень часто случается так, что выполненное форматирование пользователю не нравится. Например, неудачно выбраны значения параметров символа или абзаца, маркер списка не подходит по смыслу к тексту и пр. Тогда процесс форматирования приходится полностью или частично выполнять заново. Очень многие пользователи выполняют форматирование вручную, используя основной прием форматирования «выдели объект и установи для него новые значения параметров». Это занимает много времени, особенно если документ большой и в нем присутствует много элементов форматирования. И здесь большую роль играет человеческий фактор.

Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа. В частности, для многих действий по форматированию, которые можно выполнить вручную, есть соответствующие инструменты автоматизации.

Некоторые возможности автоматизации достаточно включить в среде, и тогда они будут работать автоматически без участия пользователя.

Другие инструменты применяются пользователем только тогда, когда он сочтет необходимым.

В соответствии с двумя видами работ над документами инструменты автоматизации можно разделить на инструменты автоматизации редактирования и инструменты автоматизации форматирования (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Инструменты автоматизации обработки текста

Проверка орфографии

Одним из важных качеств текста является отсутствие грамматических ошибок. Грамматические ошибки в тексте могут возникнуть, во-первых, по незнанию человека, во-вторых, в результате опечатки при наборе текста. Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных - вариантов написания русских и английских слов, и база знаний - правил грамматики. Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и т. д.). При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях - варианты исправления ошибок. Эта система является примером системы искусственного интеллекта.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки - зеленой волнистой линией. Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда.

Исправлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода.

Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки в контекстном меню часто предлагаются слова, близкие по написанию (рис. 3.2).

Но лучше осуществить проверку правописания сразу во всем тексте по окончании ввода. Это существенно сэкономит время.

Рис. 3.2. Варианты исправления ошибки

Следует заметить, что не всегда слово, подчеркнутое красной линией, написано неправильно. Вполне возможно, что это какой-нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, «автотекст», «автозамена» и пр.), которые также отсутствуют в базе данных приложения.

Если слово написано правильно, но подчеркнуто красной линией, можно добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием. 

Если в результате опечатки получается слово, имеющееся в словаре, то программа проверки орфографии его не пометит, например, если вместо слова «кот» написано слово «кто» или вместо слова «парта» написано слово «пара». Чтобы устранить такие ситуации, следует внимательно перечитать текст самому или, что еще лучше, попросить об этом другого человека.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите, как обеспечить, чтобы в документе во всех местах после закрывающейся скобки стоял пробел.

2. Перечислите наиболее характерные ошибки при вводе текста. Как наиболее эффективно их исправлять?

3. Можно ли в задании 3.3 выполнить два условия поиска и замены в другой последовательности?

4. В документе в каждом абзаце вместо отступа первой строки введено по пять символов пробела. Опишите, как удалить эти символы.

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:

• - изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
• - устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
• - выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе;
• - равномерно распределять слова в строке;
• - использовать разные шрифты и т. п.

Форматирование текста . При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании - его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев .

При форматировании символов , как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта - это термин, которым определяется общая форма символом. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинациями толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт . Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

• — тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т. д.;
• — размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т. д.;
• — начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
• — тин подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.);
• — цвет шрифта;
• — эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т. д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт... Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.

В большинство шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки.

Форматирование абзацев

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.

Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter . Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в Microsoft Word - разделы).

Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.

Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).

Перенос . При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.

При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

Что такое операционная система? А) набор из определенных узлов ПК б) комплект программ, позволяющий создать новые программы в) программа позволяющая

эффективно использовать компьютер в соответствии с потребностями человека г). Программа обработки числовых и текстовых данных
Д) комплекс программ упровляющей ПК
3. Выберете действие относящиеся к формированию а) копирование фрогментов текста б) исправление опечаток в) проверка орфографии г) изменение размера шрифта д) перемещение фрагментов текста

Срочно даю 40 баллов.

2. Какие основные начертания шрифтов используются в текстовом редакторе?
3. Что понимается под форматированием текста?
4. Что такое фрагмент текста? Какие действия с ним можно выполнять?
5. Какие возможности предоставляет многооконный редактор?
6. Как осуществляется в текстовом редакторе поиск и замена?
7. Что такое орфографический контроль? Где в компьютере хранится орфографический словарь?
8. Какие файловые операции можно выполнять, работая в текстовом редакторе?
9. Как распечатать текст на бумаге? Какие технические и программные средства для этого необходимы?
10. Как воспользоваться режимом помощи?

Информацию, существенную и важную в настоящий момент, называют: 1) полной; 2)полезной; 3)актуальной; 4)достоверной. 2. Тактильную информацию человек

получает посредством: 1) специальных приборов; 2) органов осязания; 3) органов слуха; 4) термометра. 3. Примером текстовой информации может служить: 1)таблица умножения на обложке школьной тетради; 2)иллюстрация в книге; 3)правило в учебнике родного языка; 4)фотография; 4. Перевод текста с английского языка на русский язык можно назвать: 1) процессом хранения информации; 2) процессом получения информации; 3) процессом защиты информации; 4) процессом обработки информации. 5. Обмен информацией – это: 1) выполнение домашней работы; 2) просмотр телепрограммы; 3) наблюдение за поведением рыб в аквариуме; 4) разговор по телефону. 6. Система счисления - это: 1) знаковая система, в которой числа записываются по определенным правилам с помощью символов (цифр) некоторого алфавита; 2) произвольная последовательность цифр 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; 3) бесконечна последовательность цифр 0, 1; 4) множество натуральных чисел и знаков арифметических действий. 7. Двоичное число 100012 соответствует десятичному числу: 1) 1110 2) 1710 3) 25610 4)100110 8. Число 2410 соответствует числу: 1) 1816 2) ВF16 3) 2016 4)1011016 9. За единицу количества информации принимается: 1) 1 байт; 2) 1 бит; 3) 1 бод; 4) 1 см. 10. Какое из устройств предназначено для ввода информации: 1) процессор; 2) принтер; 3) клавиатура; 4) монитор. 11. Компьютерные вирусы: 1) возникают в связи сбоев в аппаратной части компьютера; 2) имеют биологическое происхождение; 3) создаются людьми специально для нанесения ущерба ПК; 4) являются следствием ошибок в операционной системе. 12. Алгоритм – это: 1) правила выполнения определенных действий; 2) набор команд для компьютера; 3) протокол для вычислительной сети; 4) описание последовательности действий, строгое исполнение которых приводит к решению поставленной задачи за конечное число шагов. 13. Свойство алгоритма, заключающееся в отсутствии ошибок, алгоритм должен приводить к правильному результату для всех допустимых входных значений, называется: 1) результативность; 2) массовость; 3) дискретность; 4) конечность. 14. Свойство алгоритма, заключающееся в том, что один и тот же алгоритм можно использовать с различными исходными данными, называется: 1) результативность; 2) массовость; 3) конечность; 4) детерминированность. 15. Текстовый редактор – программа, предназначенная для: 1) создания, редактирования и форматирования текстовой информации; 2) работы с изображениями в процессе создания игровых программ; 3) управление ресурсами ПК при создании док3ументов; 4) автоматического перевода с символьных языков в машинные коды. 16. К числу основных функций текстового редактора относятся: 1) копирование, перемещение, уничтожение и сортировка фрагментов текста; 2) создание, редактирование, сохранение и печать текстов; 3) строгое соблюдение правописания; 4) автоматическая обработка информации, представленной в текстовых файлах. 17. Курсор – это: 1) устройство ввода текстовой информации; 2) клавиша на клавиатуре; 3) наименьший элемент отображения на экране; 4) метка на экране монитора, указывающая позицию, в которой будет отображен текст, вводимый с клавиатуры. 18. Форматирование текста представляет собой: 1) процесс внесения изменений в имеющийся текст; 2) процедуру сохранения текста на диске в виде текстового файла; 3) процесс передачи текстовой информации по компьютерной сети; 4) процедуру считывания с внешнего запоминающего устройства ранее созданного текста. 19. Текст, набранный в текстовом редакторе, хранится на внешнем запоминающем устройстве: 1) в виде файла; 2) таблицы кодировки; 3) каталога; 4) директории. 20. Одной из основных функций графического редактора является: 1) ввод изображения; 2) хранение кода изображения; 3) создание изображений; 4) просмотр вывод содержимого видеопамяти. 21. Элементарным объектом, используемым в растровом графическом редакторе, является: 1) точка экрана (пиксель); 2) прямоугольник; 3) круг; 4) палитра цветов. 22. Электронная таблица – это: 1) прикладная программа, предназначенная для обработки структурированных в виде таблицы данных; 2) прикладная программа для обработки изображений; 3) устройство ПК, управляющее его ресурсами в процессе обработки данных в табличной форме; 4) системная программа, управляющая ресурсами ПК при обработке таблиц. 23. Электронная таблица представляет собой: 1) совокупность нумерованных строк и поименованных буквами латинского алфавита столбцов; 2) совокупность поименованных буквами латинского алфавита строк и столбцов; 3) совокупность пронумерованных строк и столбцов; 4) совокупность строк и столбцов, именуемых пользователем произвольным образом. 24. Выберите верную запись формулы для электронной таблицы: 1) С3+4*Е 2) С3=С1+2*С2 3) А5В5+23 4) =А2*А3-А4