Работа с кассовым аппаратом пошаговые действия. Основные функции онлайн кассы. Схема работы ККТ нового поколения

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Согласно Федеральному закону № 290-ФЗ от 03.07.2016 предприятия розничной торговли, использующие кассовые аппараты, должны модернизировать или заменить их. Как работает онлайн касса? Она будет формировать не только бумажные, но и в электронные чеки. Данные о каждой продаже через операторов фискальных данных (ОФД) будет пересылаться в Инспекцию федеральной налоговой службы (ИФНС) и компьютеры и телефоны покупателей. Работу кассиров нововведение не затруднит, так как все процессы будут автоматизированы.

Преимущества использования новой контрольно-кассовой техники

Для законодателей переход на новую форму расчетов в торговых точках (онлайн-кассы) позволяет:

• Ужесточить контроль за учетом выручки;
• Пополнить госбюджет;
• Повысить уровень защиты покупателей (документ о покупке в электронной форме будет доступен в любое время);
• Упорядочить процессы торговли интернет-магазинов, которые тоже должны будут оформлять электронные и бумажные чеки.

Некоторые преимущества получат и предприниматели:

• Отпадет необходимость в обслуживании контрольно-кассовой техники, так как фискальный накопитель продавцы будут менять самостоятельно;
• можно будет посредством сети интернет (без посещения Налоговой инспекции);
• Налоговики смогут контролировать продажи без выезда на проверки.

Существует вероятность, что торговцы на патенте и ЕНВД , которые на данный момент не пользуются контрольно-кассовыми аппаратами, при покупке онлайн-кассы получат вычет по налогам.

Принцип работы онлайн-кассы

Чтобы понять, как будут работать новые аппараты, необходимо определить, чем они отличаются от старого оборудования, и каким образом информация будет поступать в Налоговую службу.

Основное отличие новой кассой техники – замена электронной контрольной ленты фискальным накопителем. Этот блок позволит ввести, транслировать и сохранять информацию о продажах за год. Потребуется так же клавиатура для отправки копии на телефон или компьютер. Для соединения с сетью интернет техника должна иметь 2 вида входов – проводной и беспроводной.

Данные будут передаваться не в Налоговую службу, а операторам фискальных данных – юридическим лицам, которым ФСБ выдала соответствующую лицензию.

Операторы должны:

• Иметь экспертное заключение. Свидетельствующее о способности обеспечить стабильную и бесперебойную обработку и передачу информации;
• Обеспечить копирование, сохранность и конфиденциальность полученных данных;
• Обладать лицензией Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС, позволяющие оказывать услуги телематической связи.

Все торговцы к 1 февраля 2017 года должны иметь договор с одним из операторов фискальных данных.

Обновленная схема продаж

В начале рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, в конце рабочего дня – отчет о закрытии. Через 24 часа после начала смены возможность сформировать чек заканчивается.

После того, как новое оборудование оформит чек, сформируется фискальный признак, информация будет направлена в ОФД для ее проверки. Оператор проверит и сохранит информацию. Если данные достоверные, они в течение примерно 1,5 секунд будут переданы в торговое предприятие и Налоговую инспекцию. Оформить продажу без уникального номера ОФД будет невозможно.

По требования покупателей продавцы будут обязаны пересылать копии чеков на компьютер или телефон. Но бумажные чеки тоже будут выдаваться, но новое оборудование добавит в них QR код, позволяющий в любое время проверить, поступили ли данные о продаже в ИФНС.

Возникает вопрос, как выглядит чек онлайн кассы. У него будет больше реквизитов, чем у документа со старого оборудования. Добавятся следующие строки:

• Информация о системе налогообложения;
• Данные о месте, в котором совершена покупка (адрес офлайн магазина или адрес сайта, если это интернет-магазин);
• Разновидность расчета (приход или расход);
• Форма расчета (наличными или электронными средствами);
• Номер, присвоенный ОФД;
• Номер регистрации, присвоенный в ККТ;
• Номер кассового накопителя, присвоенный на заводе;
• Наименование ОФД;
• Адрес ОФД в сети интернет;
• Email или номер телефона покупателя.

За своевременную передачу информации о продажах полностью несет ответственность продавец. При отсутствии подключения к сети интернет данные можно сохранять до 30-и дней. Этого достаточно, чтобы наладить связь или подключиться к новому каналу. В это время кассовый аппарат сам будет формировать чеки. Они отправятся в ОФД после восстановления связи.

Если при расчетах используются бланки строгой отчетности, то и эта информация должна быть отправлена оператору.

Процесс перехода на новую кассовую технику

Первый вопрос: как перейти на онлайн кассу. Последовательность действий следующая:

• Установить в ЦТО (центре техобслуживания кассовой техники), можно ли обновить старое оборудование;
• Снять с учета и обновить старый аппарат или приобрести новый;
• Купить соответствующее программное обеспечение;
• Поставить кассовую технику (обновленную или новую) на учет.

Обновленное оборудование должно иметь новое название, паспорт и номер.

На момент регистрации техники договор с ОФД должен быть уже оформлен.

Если предприятие расположено в местности, где нет интернет сети, передавать информацию в Налоговую инспекцию оно будет традиционным способом.

Одновременно вводятся коррекционные чека и бланки строгой отчетности по коррекциям, предназначенные для исправления ошибок при расчетах. Сформировать их будет позволено только до окончания смены. Исправить ошибки предыдущих смен возможности не будет.

Если вы только собираетесь начать карьеру в области продаж, вероятно, еще не знаете, работа с ККМ - что это такое. Впрочем, поводов для паники быть не должно. Разобраться в этой задаче несложно, а непосредственно в работе самое главное - быть внимательным и не торопиться без особенной необходимости, и тогда со всеми задачами удастся справиться на отлично.

О чем идет речь?

Чтобы понять, работа с ККМ - что это, предварительно нужно разобраться, что представляет собой аппарат, скрытый под страшной аббревиатурой ККМ. Итак, что это такое?

Контрольно-кассовая машина - именно так можно расшифровать сокращение ККМ. В повседневности ее обычно называют кассой, реже - кассовой машиной или кассовым аппаратом. А вот если заглянуть в официальную документацию, то там слова ККМ обычно не встретишь, так как принято использовать наименование ККТ. Его можно расшифровать так: контрольно-кассовая техника.

Итак, с названием удалось разобраться. Но что это такое по своей сути? ККМ - это такая машина, которая разработана специально для фиксации операции обмена услуги, товара на принятые в стране деньги. Машина не только незаменима в работе торговой точки, но также используется проверочными органами для контроля над предпринимателями. Для этого формируются специальные отчеты, анализируемые соответствующими инстанциями.

Подвиды машин

Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.

Принято выделять следующие категории:

• автономные;
• фискальные (зависимые от компьютера).

Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых - не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.

Устройство машин

В классическом варианте в составе аппарата есть следующие элементы:

• питание;
• управление;
• память;
• печатающее устройство;
• блок ЭКЛЗ;
• клавиатура.

Невозможно корректное обслуживание ККМ, если вы не разбираетесь в том, как работает каждая из описанных систем. Впрочем, практика показывает, в случае неполадок с аппаратом лучше сразу вызвать специалистов той компании, которая продала вам агрегат. Изучите бумаги: возможно, техника все еще на гарантийном обслуживании.

Как начать работать

Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.

Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.

Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют - установить.

Специфика конкретных приборов

Кассовые аппараты нового поколения, изготовленные за границей, такой особенности не имеют, а вот некоторые произведенные в России машины отличаются наличием специального режима, обозначенного как «Начало смены». При этом работник выбирает дату и устанавливает время. Если значения уже есть, но неточные, тогда нужно их откорректировать.

Обратите внимание: при подготовке аппарата к работе нет нужды обнулять нумерацию печатаемых чеков. Как только машина формирует отчет с гашением, она автоматически проводит эту операцию, никаких дополнительных манипуляций, если агрегат в норме, не требуется.

Внимательность и аккуратность

Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.

Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.

Все должно быть заверено!

Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см. Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса.

Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.

Начинаем смену

При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.

Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.

Обращаем внимание на нюансы

Необходимо знать, что отметка погашения чека - это крайне важная особенность, которой характеризуется работа с ККМ. Что это такое? Чек или надрывают, или ставят на него специальный штамп, что символизирует гашение.

Помните, что на приобретение чековый документ действителен только в тот день, когда он был выдан заказчику. А вот в некоторых случаях при возврате чека кассир может отдать клиенту деньги обратно. Но это происходит только в том случае, когда на документе есть разрешающая сделать это подпись руководителя торговой точки, его заместителя. Обратите внимание: возможен возврат средств в той кассе, где был пробит чек, но ни в какой другой.

Если кассир ошибся, внося сумму покупки в аппарат, а чек погасить нельзя, то правила работы с ККМ обязывают составить акт в конце смены. Он оформляется в соответствии с формой КМ-3. Если кассир и покупатель оказались в конфликтной ситуации, можно снять кассу, для чего направить запрос администратору. Если управляющий магазином не разрешает это сделать, снимать кассу невозможно.

Избегаем проблем

Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.

Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:

1. Отключить прибор.
2. Позвать администратора.
3. Понять, в чем причина проблемы.
4. При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
5. При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.

Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.

Когда еще нельзя?

Недопустимо, чтобы в эксплуатации была POS-система, если на аппарате нарушена пломба. Также нельзя использовать агрегат, на котором нет марки производителя или отсутствуют положенные голограммы. Запрет на работу с агрегатом могут наложить представители налоговой службы.

Если оказалось, что установленная в вашем магазине ККМ обладает какими-то из этих недостатков, следует срочно обратиться в ЦТО и предоставить им полную информацию о случившемся. В такой ситуации кассир и даже администратор не могут починить агрегат на месте, поэтому придется ждать выезда специалиста ЦТО. Об этом нужно оповестить представителей налоговых органов, ответственных за вашу торговую точку. Они ведут журналы, где учитывают выезды всех технических работников, и должны внести туда и ваш случай. Вообще, надо сказать, учет ККМ в нашей стране довольно жёсткий, поэтому халатность может дорого обернуться. Старайтесь быть внимательными.

Правила и законы

О том, как правильно работать, рассказывает письмо Министерства финансов, написанное в 1993 году и поясняющее, как применяется в повседневности кассовый аппарат. Цена ошибок высока: вас могут привлечь к административной ответственности.

Согласно типовым правилам, только тогда человек может позволить себе работать за кассовым аппаратом, когда он освоил правила его эксплуатации. Есть определенный минимум технических знаний, который включается в базовые правила. Если потенциальный кандидат справился с этим, тогда компания может заключить с ним договор, регламентирующий материальную ответственность этого лица. Прежде чем непосредственно приступать к работе на новом месте, человек должен пройти ознакомление с эксплуатационными правилами. Если этими правилами пренебрегли, работодатель может столкнуться с административной ответственностью, к которой его привлекут по результатам очередной поверки.

Также законами регламентируется то, каким образом ведется книга кассира. Согласно правовым нормативам, на каждую отдельную машину должен быть заведен свой журнал, который прошивают, пронумеровывают в нем все листы, а также обязательно подтверждают их количество подписью директора компании и главного бухгалтера. Кроме того, на такой книге должен расписаться представитель налогового органа. Затем все это скрепляется печатью предприятия. Такой журнал обычно заверяют в налоговой инспекции, когда обращаются туда, чтобы поставить на учет ККМ.

Никаких вольностей!

В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.

Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности - предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:

• цвет ленты;
• шифровка каждого чека;
• предельная сумма покупки.

Можно ли без ККМ?

В соответствии с действующими на территории нашей страны правовыми нормативными актами, некоторые организации могут позволить себе работать без применения контрольно-кассовой техники. Это обуславливается спецификой работы таких предприятий. Был принят специальный перечень, в который внесены все организации, не нуждающиеся в ККМ. Дата принятия - июль 1993 года, но позднее к нему вносились изменения постановлениями правительства.

В перечне можно найти не только организации, но и филиалы, а также иного типа обособленные подразделения. Это касается и некоторых физических лиц, которые работают в области предпринимательства, не имея соответствующего образования.

Этот перечень может быть ограничен постановлением исполнительной власти отдельно взятого субъекта на его территории. Впрочем, работа с открытого прилавка все равно не потребует наличия такой техники. Это наиболее актуально в период, когда снимают урожай в сельском хозяйстве, ведь его продают напрямую с машин, с лотков. Так вот, в такой ситуации оформление ККМ не требуется.

Остерегайтесь нарушений

Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.

Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.

Если вы решили открыть свой бизнес, то без кассового аппарата здесь не обойтись. В торговле кассовый аппарат считается предметом первой необходимости, ведь налаженная система кассового учета сегодня невозможна без данного устройства. Данная статья подробно расскажет, как пользоваться кассовым аппаратом.

По каким критериям выбрать кассовый аппарат

Для ответа на данный вопрос важно учитывать определенные факторы:

• Масштабы вашей предпринимательской деятельности.
• Характер самой компании.
• Темпы и динамику развития.
• Планируемый товарооборот (здесь может подразумеваться и реализация услуг).
• Интенсивность денежно-наличного потока.
• Предпочтения в функциональности кассового оборудования.
• Ценовой диапазон данного устройства.

Теперь нужно разобраться, как пользоваться кассовым аппаратом.

Использование кассового аппарата

После покупки кассовое оборудование должно пройти обязательную опломбировку в ЦТО и регистрацию в налоговой службе. После этого возможно законное использование контрольно-кассовой техники.

Итак, расскажем, как пользоваться кассовым аппаратом. Инструкция выглядит следующим образом:

1. Начиная рабочий день, нужно подключить кассовый аппарат к сети.
2. Проверить дату и, если необходимо, подкорректировать ее.
3. Текущая дата должна превышать предыдущий Z-отчет. Это нужно для активации текущего режима.
4. Снять Х-отчет. Для разных моделей кассовых аппаратов сочетание клавиш при снятии отчетов могут отличаться, но в любом случае то, как пользоваться кассовым аппаратом, производитель обязательно указывает в инструкции.
5. После этого на экране аппарата появятся нули, и здесь начинается основная работа кассира: вводятся суммы, подводится итог и распечатываются чеки.
6. Во время пересменки проводится сверка суммы, накопившаяся в регистраторе кассового аппарата с наличными в кассе (снимается Х-отчет).
7. В конце смены также нужно снять Х-отчет, сверить сумму с наличными в кассе и снять итоговый Z-отчет. При этом происходит копирование информации в фискальную память и обнуление счетчика дневной выручки.

Дополнительные функции кассового аппарата

Основные моменты того, как пользоваться мы рассмотрели, теперь перейдем к дополнительным функциям.

Сегодня в каждом магазине можно рассчитаться с помощью пластиковой карты. Здесь понадобиться опция безналичной оплаты или отдельная секция на кассовом аппарате (это зависит от модели самой техники). Для этого нужно ознакомиться с инструкцией или проконсультироваться с другим работником.

Также заранее нужно узнать, как на конкретном кассовом аппарате проходят скидки (это может быть просто уменьшение суммы или специально встроенная функция).

Для отмены ошибочно проведенной операции или для оформления возврата существует специальная кнопка на кассовом аппарате. Но здесь важным моментом является и то, что в разных организациях подход к таким вопросам осуществляется по-разному.

Нельзя забывать и про чековую ленту в контрольно-кассовой технике, ведь она имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент. Поэтому при появлении цветных полосок на чеке, нужно срочно заменить чековую бумагу новым рулоном:

1. Для этого нужно снять пластмассовую крышку, которая прикрывает ленту.
2. Снять со стержня старый рулон и насадить на него новый.
3. Теперь нужно подсунуть конец бумажной ленты под вал и нажать соответствующую кнопку на кассовом аппарате.
4. Далее закрываем крышку и отрываем чистый чек.

Чековая лента должна вовремя обновляться, чтобы она не закончилась на контрольном чеке, иначе на контрольно-кассовой технике может произойти сбой.

Итак, мы рассмотрели, как правильно пользоваться кассовым аппаратом. При этом нужно работать внимательно и сосредоточенно, так как именно они проверяются в первую очередь. Неправильная работа может привести к штрафным санкциям.

Самые распространенные кассовые аппараты

Самым простым и распространенным кассовым аппаратом является торговое оборудование марки "Меркурий". Оно появилось на рынке в 90-х годах прошлого столетия и с тех пор плотно занимает свою нишу. За прошедшие годы вышло много моделей данной марки.

Как пользоваться кассовым аппаратом "Меркурий"

Выше уже упоминалось, что данные аппараты довольно просты в использовании. Основная их работа описывается в четырех действиях:

1. Включение аппарата и проверка правильной даты и времени.
2. Установка кассового режима (три раза нажимается кнопка "ИТ").
3. Пробивание чека (сумма покупки, нажатие кнопок "ПИ" и "Итог", соответственно).
4. Снятие сменного отчета (два раза нажимается кнопка "РЕ" и два раза - кнопка "ИТ").

Остальные функции подробно описываются в книге по эксплуатации заводом-изготовителем к каждой конкретной модели.

Кассовое оборудование для аптеки

При ответе на вопрос о том, какими кассовыми аппаратами пользуются аптеки, нужно представить себе оборудование совершенно нового названного учреждения здравоохранения или его переоснащение. В принципе, для аптеки подойдет любой кассовый аппарат, но значительно удобнее в эксплуатации и эстетичнее смотрится установленная современная компьютерная техника.

Это повысит ее конкурентоспособность и привлечет дополнительных клиентов. Такое оборудование стоит, конечно, недешево, но окупается достаточно быстро, тем более что для начала можно обойтись более простыми и дешевыми вариантами. При установке такого оборудования нельзя забывать и про считывающее устройство для пластиковых карт, ведь данный вид расчета уже плотно вошел в нашу жизнь сегодня.

Улыбайтесь и будьте приветливы! Если ваш день не заладился, то оставьте все переживания дома и будьте вежливы во время вашей смены даже с самыми противными клиентами. Вам не нужно быть навязчивым, но, скорее всего, ваши клиенты будут довольны, если вы их обслужите медленнее, но с отличным настроем, чем очень быстро, но грубо. Если вы не можете радоваться на данный момент, то хотя бы притворитесь.

Узнайте основы работы на кассе. Будь это старинный ручной механизм или современная касса вам нужно знать, как выполняются все основные функции, которые будут повторяться, по крайней мере, на каждом третьем или четвертом покупателе. Если на кассе есть кнопки быстрого набора сумм, такие как 5, 10, 20, то научитесь ими пользоваться. Первые несколько дней пересматривайте основные правила, если у вас есть свободная минутка, и попросите более опытного кассира проверить, все ли вы делаете правильно.

Узнайте, как проводить кассовые операции, которые случаются достаточно часто, но не каждый день. Например, если вы продаете подарочный сертификат около раза в неделю, то все равно будет лучше выучить, как это делается. Также важно знать, что нужно сделать, если вы совершили ошибку, или если возникла какая-либо проблема - что нужно делать, если вы дали неправильно сдачу, но уже закрыли кассу, если кто-то хочет вернуть деньги, либо если машина зависла? Если вам не объясняли этого во время обучения, то попросите вашего менеджера или более опытного кассира все вам объяснить.

Узнайте к кому можно обратиться в непонятной ситуации. Вначале вы не сможете запомнить каждую деталь обучения, особенно те случаи, с которыми вы никогда и не сталкивались во время вашей работы, но вам нужно знать, где эту информацию можно найти, если вы столкнетесь с этой проблемой. Хорошо будет хотя бы пролистать руководство по использованию кассового аппарата, чтобы примерно знать, где какая информация находится.

Следите за тем, как будет платить ваш клиент. Кто-то платит наличными, и им нужна сдача, а кто-то оплачивает покупки банковской картой, и им нужно будет ввести свой код и дождаться проведения операции. В это время они могут сделать остальные нужные дела, например, сложить покупки в пакеты.

Хорошо знайте ассортимент вашего магазина, чтобы давать советы и делать комплименты. Даже если вы простой кассир, и вы не работаете в зале продаж, но вы все же остаетесь работником магазина, и к вам могут обращаться с вопросами. Если вы знаете, что какая-то покупка очень выгодна, то дайте знать вашему клиенту, что этот продукт очень хорошо, или что вам кажется, что это самый лучший выбор из предложенного, и что клиент сделал правильный выбор. Будьте честными и не переигрывайте, небольшой комплимент добавит ценности покупке, и ваш клиент будет рад приобретению.