Акт сверки взаимных расчетов образец. Составляем правильный акт сверки. Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде

Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно?

Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Однако становится дополнительным доказательством наличия задолженности в случае обращения в суд.

Помимо того посредством подписания акта увеличивается срок исковой давности, то есть началом его считается дата подписания акта.

По этой причине акт сверки является не просто формальностью, а реальным инструментом правового воздействия на партнеров. Конечно, при условии правильного заполнения. Как заполнить образец акта сверки?

Основные моменты

В процессе сотрудничества двух организаций предполагаются взаимные расчеты. Одна сторона осуществляет поставку товаров, или работ, а вторая оплачивает полученные ценности.

При этом каждая свершенная хозяйственная операция подтверждается первичной документацией. На основе таковой ведется бухгалтерский учет.

Но от возникновения ошибки никто не застрахован, а наличие оной может существенно исказить учет. Расхождение учета в партнерствующих организациях может привести к появлению задолженностей или неучтенных выплат.

Своевременно выявить ошибки учета при сотрудничестве двух хозяйствующих субъектов позволяет .

Руководствуясь указанными данными одной организации, другое предприятие сопоставляет с ними собственный учет и выявляет расхождения.

При наличии таковых проверяется верность первичной документации. За счет этого вовремя обнаруживаются ошибки, и обеспечивается достоверность учета.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов называется документ, в котором показаны расчеты двух организаций в определенном периоде. Сведения, указанные в акте одной организацией должны совпадать с данными организации-контрагента.

При выявлении расхождений информация о них фиксируется в этом же документа. Действующее законодательство не предусматривает установленной формы акта.

Организация самостоятельно разрабатывает формат документа, утверждая его в составе . Подписание акта контрагентом означает его признание в наличии задолженности, если таковая имеет место.

Важно, что акт сверки оказывает влияние на действие срока давности. Оный равен трем годам с момента оформления первичных документов по факту свершения хозоперации. Но подписание акта сверки прерывает срок давности и его отсчет начинается заново.

Использование акта сверки взаимных расчетов меж организациями предупреждает возникновение ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Но документ должен составляться с учетом определенных требований. В частности должны наличествовать реквизиты, определяющие стороны-участники, конкретный период сверки, свершенные операции и расчеты.

Хотя унифицированная форма акта сверки не предусмотрена, но целесообразно присутствие в документе таких реквизитов как:

• название документа;
• наименования сторон;
• дата подписания акта;
• период сверки;
• ссылки на первичные документы по свершенным операциям;
• суммы расчетов в денежном эквиваленте;
• итоговое сальдо;
• подписи и печати сторон.

Как и всякий документ, акт сверки подписывается . Свою подпись на документе ставит руководитель организации и бухгалтер.

Важно, что даже главбух без наличия на право первой подписи не может представлять организацию. Юридическую силу документ получает лишь при наличии подписи главного руководителя.

Какова его роль

При составлении акта сверки взаиморасчетов нужно осуществить проверку нескольких счетов:

• расчетов по доходам;
• расчетов по выданным ;
• расчетов по недостачам;
• расчетов по принятым обязательствам.

Если имущественные споры меж организациями отсутствуют, то сверка может носить чисто технический характер.

Проводить сверку можно как в рамках одного договора или , так и по общему состоянию коммерческих взаимоотношений партнеров в определенном периоде.

Регулярное составление акта сверки требуется при постоянном сотрудничестве. Партнером при этом может выступать поставщик товара или получатель, госфонд, налогоплательщик, два подразделения одной корпорации и т.д.

Кроме того основанием для создания акта сверки взаиморасчетов может становиться:

• возможность получения отсрочки платежей;
• наличие большого количества позиций в ассортименте компании;
• присутствие дорогостоящих товаров в списке реализуемых;
• осуществление инвентаризации по расчетам;
• потребность подтверждения расчетов перед вышестоящими инстанциями.

Периодичность составления акта сверки определяется взаимодействующими сторонами. Документ может составляться раз в месяц, полугодие, год или с более длительным интервалом.

Но в любом случае в содержание акта должны включаться все операции, свершенные в избранном периоде. Как проводить сверку правильно?

Проверка расчетов проводится по одному артикулу – названию товара, отдельной поставке, конкретному контракту. Удобно проводить сверку в процессе ежегодной инвентаризации.

При обнаружении каких-либо расхождений нужно сразу же составить акт сверки и направить его контрагенту.

Но случается, что выявленная задолженность не может быть погашена, поскольку в течение года контрагент обанкротился. Потому проводить сверку необходимо как можно чаще.

Действующие нормативы

Согласно акт сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно, поскольку данный документ не относится к числу первичной документации.

Данная позиция подтверждается и . В то же время акт сверки взаимных расчетов может признаваться юридическим документом в процессе искового производства.

В частности сей документ служит подтверждением наличия задолженности контрагента. А кроме того становится основанием прерывания течения срока исковой давности, который с момента подписания акта отсчитывается заново.

Но для того чтобы была признана юридическая законность документа он должен иметь определенную форму.

Законодательно не регламентируется наличие определенных реквизитов, но обязательным требованием является наличие подписи руководителя организации.

Как правильно оформить акт сверки

Оформление сверочного акта по взаимным расчетам выполняется в произвольной форме. Составляет документ бухгалтерия организации, инициировавшей проверку, и таковой может быть любая из сторон.

Заполненный акт в двух экземплярах отравляется контрагенту. Им выполняется сверка указанных данных с собственным учетом. При согласии контрагента с отображенной в акте информацией им ставится подпись и печать.

Заверенный экземпляр возвращается инициатору. Данные акта проверяются на соответствие . Информация о взаимных расчетах должна совпасть в точности. Малейшие расхождения регистрируют в конце документа посредством записи.

Например, «По сведениям ООО «1» на 30.10.2015 долг ООО «2» составляет десять тысяч рублей, согласно учету ООО «2» задолженность перед ООО «1» равна» пяти тысячам рублей» и приводятся подтверждающие данные со ссылкой на первичные документы.

Важно! Если акт сверки подписывают только бухгалтера организаций, то такой документ имеет значение исключительно во внутреннем документообороте меж организациями.

Судебными инстанциями документ учитывается только при наличии подписи руководителя.

Порядок составления

Единого образца акта сверки не существует. Тем не менее, наличествуют определенные требования, каким должен соответствовать документ.

Так выполнены должны быть следующие аспекты:

Крайне желательно при составлении акта сверки соблюдать правила оформления первичной документации. Относится это к наличию обязательных реквизитов первичной документации.

Перечень таковых определен . Что касается формы документа, то она может быть произвольной. Но практика применения определила наиболее удобный формат.

Обычно документ состоит из двух частей – вступительной, с содержанием основных реквизитов и основной, в которой представлены данные по определенному периоду.

Часто акт сверки создается в виде перечня документов в хронологическом порядке. Но также можно указать характер действия, например, перевод денежных средств, приобретение товара, продажа ценностей.

Как сделать акт сверки вручную? Пример создания акта можно представить следующим образом. В начале указываются такие данные:

1. Название документа.
2. Дата составления акта и его индивидуальный номер.
3. Наименование организации, составившей документ.
4. Наименование контрагента.
5. Период, за какой осуществляется сверка (начало и окончание).

Указываются суммы, переданные или полученные по каждому факту сотрудничества. При этом каждый показатель подтверждается ссылкой на первичный документ (счет-фактура, чек и прочее).

Для отображения в таблице берутся данные, отображенные на дебетовых и кредитовых счетах. В итоговой части таблицы подсчитывается общий оборот по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо. В конце акта следует вписать итоги сверки.

При наличии задолженности делается запись примерно такого вида: «По данным организации на такую-то дату выявлена задолженность со стороны контрагента в пользу организации при проверке операций за такой-то период на сумму ___».

В случае отсутствия задолженности пишется значение «0.00 рублей». Готовый акт направляется контрагенту для сверки. При отсутствии расхождений документ подписывает бухгалтер организации-контрагента и возвращает инициатору сверки.

Как сделать электронно

Создать акт сверки взаимных расчетов можно при помощи программы 1С. Организация-поставщик для этого использует меню «Продажа», а организация-покупатель – меню «Покупка».

В избранном меню	Выбирается раздел «Расчеты с контрагентами»
Добавляется новый документ	Акт сверки взаиморасчетов, посредством нажатия кнопки «Создать»
В открывшемся документе указывается	контрагент, по которому проводится сверка расчетов; валюта расчетов; номер договора поставки/покупки
Далее осуществляется заполнение документа	Вручную или при помощи кнопки «Заполнить» вносятся данные о собственной организации, включая колонки «Дебет» и «Кредит». Аналогично заполняются данные о контрагенте. Затем указываются расчетные счета, подлежащие сверке. По окончании указываются данные об ответственных лицах
Заполненный документ распечатывается и отправляется контрагенту	Можно отправить акт сверки в электронном виде
После окончания сверки и подписания акта сторонами	Следует проставить на документе соответствующую галочку, что сверка согласована

Образец заполнения

При создании акта сверки по взаиморасчетам можно применить такие примеры:

• бланк акта сверки взаиморасчетов в формате Doc;
• образец акта сверки взаиморасчетов в формате Excel;
• заполненный акт сверки взаиморасчетов в формате Word.

Подписанный партнерами акт сверки это документальное подтверждение денежных обязательств перед кредитором.

Хотя в законе отсутствует необходимость составления акта сверки, но именно на него организация может ссылаться в случае возникновения споров и обращении в суд.

Инструкция

Перед тем как формировать акт сверки , проверьте правильность оформления, заполнения первичных и налоговых документов (товарных накладных, счет-фактур, приходных ордеров).

После этого просмотрите правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Помните, что если вами будет допущена ошибка в проводке, операция может не включиться в акт сверки (если вы используете программу).

В табличной части отведите для каждой из сторон собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Здесь перечислите , на основании которых приведены сведения для расчетов, с указанием их названия, номера, даты и суммы платежа.
В подведите итоги по каждой из сторон для наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена сверки расчетов.

В конце документа укажите итоговую сумму задолженности, выведенную по результатам между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов.
Оставьте место для печатей сторон и подписей уполномоченных лиц (обязательно с указанием должности, ФИО и расшифровкой).

Видео по теме

Обратите внимание

Здесь приводится примерная форма для составления акта сверки расчетов между контрагентами в рамках гражданско-правовых обязательств. Форма для сверки по сборам, налогам, штрафам и пеням, регламентируется приказом ФНС России от 20.08.07 № ММ-3-25/494.

Полезный совет

Помните, что все суммы, указанные в акте сверки должны подтверждаться существующими первичными бухгалтерскими документами. Подписи уполномоченных должны быть разборчивыми, а печати иметь четкий оттиск, в противном случае такой акт сверки может быть не принят к рассмотрению в арбитражном суде.

Источники:

• образец акта сверки

Не так давно появилась новая версия "1С:Предприятия", которая предоставляет пользователям возможность формирования актов сверки расчетов, используя данные бухгалтерского учета. Исходя из того, что официально форма данного акта еще не утверждена, акт сверки в 1С 7.7 требует учета порядка, который сформировался в бухгалтерской практике в последние годы.

Инструкция

Отчет можно вызвать из меню "Отчеты" - "Специализированные" - "Акт сверки расчетов". Затем воспользоваться закладкой "Параметры сверки ". Здесь необходима установка основных параметров сверки расчетов:- контрагент, с которым осуществляется сверка;- период сверки ;- счета, по которым осуществляется сверка – в этом нужно выделить счета, данные которых подлежат сверке;- сверка с контрагентом может быть выполнена по определенному договору или в целом.

Акт сверки в 1С требует в графе "Содержание операции" проставление краткого содержания операции, даты, суммы в иностранной валюте (если расчеты производятся в иностранной валюте). В графе "Документ" отражается , который находится в бухгалтерском учете предприятия. В графе "Дебет" вписывается сумма, проведенная по дебету расчетных . В графе "Кредит" отмечается сумма, которая по кредитным расчетным счетам. После того, как заполнилась автоматически, на вкладке "Параметры сверки " всплывает сообщение по расчетам к концу периода сверки .

На практике может возникать ситуация, когда акт сверки 1С требует исправления данных, которые были получены автоматическим путем. Также может выясниться, что -либо документ не проведен в учете или не попал в таблицу, хотя и существует. Внутри самой программы существует множество возможностей для изменения созданной таблицы операций нажатием кнопке "Редактирование".

Также перед тем, как акт на закладке "Лица, подписывающие акт" следует ввести определенные данные:- дата и подписания акта;- лицо, которое подписывает акт со стороны контрагента;- сотрудник, который подписывает акт со стороны организации. После нажатия на кнопку "Печать" создается печатная форма акта сверки . Форма заполняется по умолчанию со стороны организации. Делать акт сверки в 1С таким способом очень удобно, если вам неизвестны исходные данные.

Период, за который проверяет налоговая инспекция, зависит от вида проверки. Максимальные сроки, которые могут быть зафиксированы в решении о проведении налоговой проверки, определены в Налоговом кодексе РФ.

Организации, индивидуальные предприниматели периодически подвергаются проверкам со стороны налоговых инспекторов, которые в силу своей служебной деятельности обязаны контролировать правильность подсчета и перечисления налоговых платежей в бюджеты разных уровней. Порядок организации и проведения проверки жестко регламентирован налоговым законодательством, любые отступления от данной процедуры могут стать причиной отмены решения, выносимого по результатам проверочной деятельности. Одним из обязательных элементов такой регламентации является ограничение максимального периода, за который может проводиться проверка правильности подсчета и уплаты налогов. Названный период определяется видом налоговой проверки, которая реализуется в конкретном случае.

Временные ограничения при камеральной проверке

Камеральная налоговая проверка осуществляется непосредственно после предоставления организацией или индивидуальным предпринимателем налоговой декларации за очередной период деятельности (как правило, этим периодом является календарный год). В рамках камеральной проверки может контролироваться лишь правильность расчета и перечисления налогов по данной декларации, из чего следует, что максимальный проверяемый период в данном случае ограничен сроком в один календарный год. При этом права налоговых инспекторов при проведении камеральной проверки существенно ограничены, они не могут запрашивать у субъектов предпринимательской деятельности дополнительные документы за исключением пояснений по поводу изложенных в декларации сведений.

Временные ограничения при выездной проверке

Больше всего предприниматели обычно опасаются выездных налоговых проверок, при которых инспекторы запрашивают любые документы, относящиеся к деятельности организации в проверяемом периоде. Общее ограничение для налогового контроля данного вида состоит в том, что инспекторы вправе проверять не более трех лет деятельности компании или предпринимателя, предшествующих вынесению решения о проведении выездной проверки. Более того, повторную выездную проверку по тому же налогу за аналогичный период времени проводить запрещено. Общее же количество выездных проверок для одной организации в течение года не должно превышать двух. При вынесении решения руководитель налогового органа может указать любой период в рамках указанных трех лет, а также самостоятельно определить виды налогов, правильность исчисления, уплаты которых будет проверяться инспекторами.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ (часть первая)

А кт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. Своевременная сверка избавит вас от ошибок в налоговой и бухгалтерской отчетности. Акт сверки также свидетельствует о признании контрагентом долга. Причем в день подписания документа течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново .

Разрабатываем форму акта сверки

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Прежде чем заняться разработкой реквизитов акта, следует понять, относится ли он к первичным учетным документам. Существуют две противоположные точки зрения.

С одной стороны, ФНС России в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 отметила, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. Чиновники объяснили это тем, что при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется. По нашему мнению, такая позиция весьма логична.

С другой стороны, те же налоговики не раз пытались доказать в судах, что если акт сверки взаимных расчетов оформлен без учета обязательных реквизитов первичного бухгалтерского документа, то он не является основанием для перерыва течения срока исковой давности. Отметим, что данная точка зрения чиновников не находит поддержки у арбитров.

Судебная практика

Свернуть Показать

Судьи посчитали, что акт сверки не является документом строгой бухгалтерской отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановления ФАС Московского округа от 04.09.2013 по делу № А40-148003/12-55-1356, Северо-Западного округа от 09.04.2013 по делу № А56-44437/2012, Уральского округа от 27.03.2012 № Ф09-933/12).

Приведем список реквизитов, которые, по нашему мнению, должен содержать акт сверки расчетов:

1. наименование документа;
2. наименования сторон;
3. даты подписания акта;
4. период, за который проводится сверка;
5. реквизиты договора, по которому проводится сверка;
6. ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ / оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
7. суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
8. конечное сальдо в денежном выражении;
9. подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10. печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта (см. образец акта сверки в Примере).

Свернуть Показать

Судебная практика

Свернуть Показать

Высшие арбитры приняли во внимание акт сверки, в котором отсутствовали ссылки на первичные документы бухгалтерского учета, основание возникновения задолженности и дата подписания акта. Объяснили они это тем, что согласно ч. 2 ст. 71 АПК РФ суд оценивает как относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, так и достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. В данном деле суд сравнил содержащиеся в акте сверки суммы долга с суммами, которые указаны в подписанных актах выполненных работ и справке о выполненных работах и затратах. Также сыграло роль отсутствие доказательств наличия между сторонами иных договорных обязательств (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13031/12).

Тем не менее чаще всего судьи настаивают на наличии в акте сверок ссылок на первичные документы.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд не признал задолженность, т.к. в акте сверки отсутствовали ссылки на первичные документы (не были указаны номера и даты) и дата подписания акта (определение ВАС РФ от 27.02.2013 № ВАС-1472/13).

По другому делу арбитры не приняли акт сверки взаиморасчетов, в котором отсутствовали ссылки на спорные товарные накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2010 по делу № А31-3047/2009).

Еще в одном случае акт не был принят судом, т.к. в нем упоминались договор подряда и акт взаимозачета (постановление ФАС Центрального округа от 05.06.2009 № Ф10-2002/09).

Кто подпишет акт?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он ) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан обеими сторонами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (определение ВАС РФ от 30.01.2013 № ВАС-48/13).

При этом суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика

Свернуть Показать

Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (определение ВАС РФ от 09.01.2013 № ВАС-17480/12).

Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.

В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.

Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:

• при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
• при предоставлении стандартных, регулярных услуг
• при высокой стоимости товаров и услуг
• при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним

Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.

Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.

Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:

• расчеты по доходам
• расчеты по выданным авансам
• расчеты по недостачам
• расчеты по принятым обязательствам

Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).

Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):

«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)

Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.