Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство в организации или на предприятии - ведение учета кадров и документооборот

Кадровый учет в организации – это документальное оформление передвижения персонала и организации труда сотрудников на предприятии. Кадровый учет – это обязательное условие существования любой организации.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Трудовой Кодекс обязывает работодателя оформлять с каждым сотрудником трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу, выдавать справки при увольнении.

Кроме того, у работодателя имеется обязанность – заполнять трудовую книжку тем лицам, которые проработали у него свыше 5 дней. Невыполнение этих (да и не только) правил ведет к штрафам при проверках государственной трудовой инспекции. Получается, что правильное ведение кадрового учета на предприятии необходимо для того, чтобы не нарушать закон, избежать штрафов, не нарушать права работников. Не говоря уже о том, что управлять работниками намного проще, когда кадровый учет в порядке.

Кто отвечает за правильность и полноту ведения кадрового учета в организации?

Кто же должен отвечать за кадровый учет на предприятии? Ответ на этот вопрос весьма и весьма неоднозначен, поскольку зависит от того, сколько трудится человек в организации, какие вопросы решает бухгалтерия, юристы и так далее.

На самом деле, на любом более-менее крупном предприятии имеется специалист по кадрам или даже целый отдел. В менее крупных предприятиях кадровое делопроизводство ведет секретарь, бухгалтер, юрист (если таковой есть). Но чаще всего – бухгалтер. Уж бухгалтер всегда на предприятии имеется.

Вообще, в кадровом учете несколько участков работы. И вполне логично, если обязанности лиц, отвечающих за ведение кадрового делопроизводства, делятся по данным участкам.

Так, например, имеется лицо, ответственное за документальное оформление приема на работу. Этот человек оформляет приказы о приеме, составляет трудовой договор (обычно просто вносит данные вновь принятого, заполняя установленный шаблон), вносит запись в трудовую. Также имеется лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени. Отмечает явку, опоздания, собирает объяснительные и так далее.

Решать вопросы кадрового учета могут и специалисты по бухгалтерскому учету. Данные специалисты занимаются начислением и выплатой заработной платы работнику, предоставлением налоговых вычетов, сдачей отчетности в Пенсионный фонд, Фонд медицинского страхования, в Фонд социального страхования. Как правило, данные сотрудники выдают работнику . Кроме того, эти специалисты Юристы могут составлять для работников.

На предприятии может существовать должность рекрутера. Это специалист по найму персонала, первое звено в цепочке нахождения работников на вакансии.

Начальник отдела кадров – тот человек, который осуществляет общее руководство отделом кадров. Такой сотрудник может составлять , а также, по запросу работника или правоохранительных органов, может предоставлять

Кроме того, следует отметить, что специалисты отдела кадров не принимают управленческих решений: они лишь документируют события в трудовой деятельности работника – прием, опоздание, прогул, увольнение.

Ответственность за ведение кадрового учета

В любом случае, кто бы не занимался ведением кадрового учета на предприятии, важно, чтобы этот человек (или несколько) вели этот учет правильно. Иначе у организации возникают правовые риски (принципиальный работник обратится в суд), финансовые риски (контролирующие органы при проверке выявят нарушения и произведут доначисление взносов вместе со штрафами или просто выпишут штраф).

Кроме того, любому предпринимателю необходимо осознавать социальную ответственность бизнеса. Это ответственность перед людьми, которым предоставлены рабочие места.

Например, статья 62 Трудового Кодекса Российской Федерации гарантирует работнику безвозмездное получение документов, связанных с работой, и их копий. Или, например, статья 94 Трудового Кодекса гарантирует разным категориям работников разную продолжительность работы (смены). Кроме того, статья 173 Трудового Кодекса предоставляет гарантии работникам, получающим высшее образование. Статья 114 Трудового Кодека гарантирует работнику предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Данные права являются гарантированными и неотъемлемыми правами работников. Однако работодатель сможет соблюдать эти права только лишь при правильном ведении кадрового учета в организации. Без грамотно организованного кадрового учета на предприятии, соблюдение прав работников становится крайне затруднительным, что ведет не только к потенциальной возможности нарушения прав работников, но и возможным правовым рискам при проведении проверок контролирующими органами.

Узнайте, как ведется кадровый учет в организации и за что могут оштрафовать. Скачайте инструкцию по кадровому делопроизводству или организуйте учет своими силами.

В статье

Скачайте полезный документ

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика - своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом.

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна.

Обязательные документы кадровой службы:

• трудовые договоры;
• должностные инструкции (при необходимости);
• локальные нормативные акты;
• личные карточки работников;
• приказы по личному составу;
• приказы по основной деятельности;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• учетные книги и журналы;
• табель учета рабочего времени .

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах.

Обязательные условия трудового договора:

• трудовая функция с указанием должности или вида работы;
• место работы и условия труда;
• оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
• условие об обязательном социальном страховании.

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения.

Обязательные сведения трудового договора:

• ФИО работника и наименование работодателя (для физлица - ФИО);
• данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
• ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
• сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
• место и дата составления документа.

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

• грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
• обосновать ;
• корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям.

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание.

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

• положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
• положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• (ст. 189 ТК РФ).

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации - положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ).

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем - после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности.

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»:

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках

	Тип и наименование бланка
Т-9 или Т-9	Приказ о направлении одного или нескольких работников в командировку
Т-11 или Т-11а	Приказ о поощрении одного или нескольких работников
Т-8 или Т-8а	Приказ об увольнении одного или нескольких работников
Т-6 или Т-6а	Приказ о предоставлении отпуска одному или нескольким работникам
Т-5 или Т-5а	Приказ о переводе одного или нескольких работников на другую работу
Т-1 или Т-1а	Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или , составляйте приказ в свободной форме.

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты - личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей - генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе - относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы.

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате.

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе - вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014).

Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад - вилки зарплат недопустимы. Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда №14-0/10/В-2253 от 4.04.2016). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Внимание! За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.

График отпусков

Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон.

Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно:

1. Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
2. Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
3. Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
4. Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от 1.08.2012).

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.

В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба.

Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный - создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями - обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты. Что представляет собой , читайте в журнале «Кадровое дело».

Таблица 2. Преимущества и недостатки разных способов организации КД в филиалах

Процедура	КД ведется в головном офисе	КД ведется в филиалах
Оформление документов	Затруднительно соблюдать сроки, передача оригиналов документов занимает время	Сроки соблюдаются, право подписи делегируется руководителю филиала
Назначение сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство (КД)	Обычно найти подходящего сотрудника с соответствующей квалификацией несложно	Поскольку в филиалах меньше сотрудников, выбрать ответственного за КД сложно
Привлечение к работе сверхурочно или в выходные	Не всегда удается оперативно оформить все необходимые документы и в срок доставить их в подразделение	Не проблема: нужно лишь получить согласие работника и на месте оформить все документы
Выдача работникам документов при увольнении	Нужно больше времени на доставку, есть риск утери при пересылке по почте	Документы можно выдать оперативно, без нарушения установленных сроков

Организация кадрового делопроизводства своими силами: пошаговая инструкция

Как организовать работу с кадрами в недавно созданной компании или восстановить после предшественника? Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить.

Действуйте поэтапно:

Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ - основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Также учитывайте нормы, установленные:

• постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004 - о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
• В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек - кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.

  Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за трудовые книжки

  
  

  Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников. Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков.

  Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты . Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Учтите, что некоторые документы сначала придется согласовать с профсоюзом (, расскажет эксперт электронного журнала «Кадровое дело»).

  Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы . Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции.

  1. Проверьте правильность оформления трудовых договоров. Сначала проверьте, правильно ли оформлен на работу директор организации, затем просмотрите остальные договоры. Убедитесь, что прописанные в них оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу. Если обнаружите ошибки, внесите изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
  1. Ознакомьте сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним непосредственное отношение. Речь идет не только о правилах трудового распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу, журналах регистрации инструктажей.

  Внимание! Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.

  1. Организуйте воинский учет. Если в компании трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет обязательно . Назначьте ответственного за ведение учета и согласуйте назначение с местным военкоматом, составьте план работ и оформите учетные документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками.
  1. Создайте безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные (ПД): размещайте их в надежно запирающихся шкафах и сейфах, не передавайте третьим лицам сведения о сотруднике без его письменного согласия . Не храните в личных делах копии паспортов и дипломов, не запрашивайте у работников персональные данные, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности - штрафы за нарушение правил обработки ПД существенны.
  1. Составьте календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор - переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, заранее распланируйте работу с ключевыми документами.

  Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника - непростая задача. Для начала ознакомьтесь с нормативной базой и стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащим основные требования к оформлению документов.

  Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты. Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать - унифицированные или собственной разработки. Приведите в порядок трудовые договора и соглашения. Будьте внимательны к деталям, поскольку за отсутствие или неправильное оформление документов компании грозит крупный штраф.

Устраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Какие нормативные акты нужно знать

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс , но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования	Наименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников
	Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов
Больничные листы
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления декретного отпуска
Взаимодействие с ПФР
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов	Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ), а также условия получения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема ниже). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом. Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая , третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался. Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец ниже). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь. Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству. В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д. Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

• Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

• Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

• Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

• Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
• Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

• Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
• Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

1. бланки по приказам;
2. договоры о материальной ответственности;
3. журнал регистрации;
4. книги по учету;
5. табель по рабочему времени.
6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

1. приказы о зачислении на работу;
2. оформление трудовых договоров;
3. наличие трудовых книжек;
4. карточки для сотрудников;
5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

• Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
• Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
• Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
• Проведение и подготовка кадровых приказов.
• Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

• отслеживание рынка по заработной плате;
• отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
• составление списка открытых вакансий в организации;
• разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

1. При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

2. Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
3. При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
4. Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

3. Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
4. Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
5. Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
6. Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
7. Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
8. Проверка трудовых книжек.
9. Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
10. Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

• Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
• После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
• Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
• Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.

Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.

Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.

Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.

Основные моменты

На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.

Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. и должны выполняться с отражением в таковом учете.

Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.

Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.

С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.

Что это такое

Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.

Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.

Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:

• документальное оформление приема;
• перемещение работников по должностям внутри организации;
• увольнение;
• другое.

Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.

Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.

При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.

Так как неумение вести кадровую документацию может стать причиной наложения крупных штрафов. Особенно это касается .

В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.

С какой целью ведется

Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:

Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.

К таковым направлениям сегодня относится следующее:

В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.

Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.

В каждом случае все сугубо индивидуально. Но важно помнить, что перечень прав и обязанностей должен включать в себя задачи, которые поручает руководство.

Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.

Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.

Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.

В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно .

Обычно подобное требуется в случае, когда имеет место принятие на работу или же увольнение с таковой сотрудника.

Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Она включает в себя все аспекты ведения учета.

Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.

В первую очередь это касается , а также многих других бумаг.

Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.

Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.

Так как таким способом можно будет самостоятельно осуществить контроль за соблюдением своих прав.

Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.

Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно

Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.

Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.

Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.

Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.

Аналогичным образом обстоят дела именно с . Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.

Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:

• с чего начать;
• пошаговая инструкция;
• оформление документов;
• какие применяются журналы в делопроизводстве;
• нюансы для ИП.

С чего начать

Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.

Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:

• создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
• передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
• сотрудничество с .

Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.

Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:

• сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
• устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
• как осуществляется привлечение новых сотрудников;
• какие потребуются затраты.

Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.

Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

Пошаговая инструкция

Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:

локальные нормативные акты:

1. Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
2. Основные положения о труде.
3. для каждой категории сотрудников.
4. Положение о защите труда.
5. Другое.

• оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
• составляется штатная расстановка;
• оформляются типовые для заключения с сотрудниками;
• оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
• типовые приказы.

Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.

По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.

Оформление документов

Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:

Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.

Видео: как можно оформить сотрудника

Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.

Какие применяются журналы в делопроизводстве

В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.

Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:

• учета входящих и исходящих документов;
• отправляемой информации;
• входящей и исходящей корреспонденции;
• другое.

Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.

Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.

Нюансы для ИП